พัฒนาระบบจัดการกระแสงานท่ามกลางสถานการณ์การแพร่ระบาดด้วยการผสานรวม G-Suite เข้ากับกระบวนการทำงานขององค์กร

สถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้เกิดวัฒนธรรมการทำงานในรูปแบบใหม่อันได้แก่การทำงานจากที่บ้านหรือที่เรียกติดปากกันว่า “Work From Home” ซึ่งเป็นหนึ่งในมาตรการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) ที่จะช่วยจำกัดการติดต่อและลดการสัมผัสระหว่างกันเพื่อลดอัตราการแพร่เชื้อโรคได้ แม้การ Work From Home จะช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลาที่คนทำงานหมดไปกับการเดินทาง แต่ทว่าสำหรับองค์กรที่ต้องพบปะหรือติดต่อกัน ทำงานเอกสารร่วมกันจะมีวิธีการอย่างไรให้ระบบจัดการกระแสงานยังคงลื่นไหลและราบรื่น? แน่นอนว่าองค์กรก็ต้องเตรียมระบบหลังบ้านให้พร้อมสำหรับการทำงานแบบ Remote Working เช่น ระบบไอที  ซอฟต์แวร์ เครื่องมือ หรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ เพื่อรองรับการทำงาน การประชุม  การสื่อสาร ตลอดจนการอัปเดตกระบวนการทำงานต่าง ๆ ภายในทีมอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่มีสะดุด แต่จะดีกว่าไหมหากคุณมีซอฟต์แวร์ที่สามารถรองรับการใช้งานเหล่านี้ได้ทั้งหมดอย่างรอบด้านโดยไม่ต้องคอยสลับซอฟต์แวร์ไปมาหรือใช้ซอฟต์แวร์หลาย ๆ ตัวพร้อมกัน?

Google G Suite หรือในชื่อใหม่ Google Workspace เป็นชุดแอปพลิเคชันที่ใช้สำหรับบริหารจัดการองค์กรในรูปแบบของระบบคลาวด์ (Cloud) จาก Google ที่เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาด ซึ่งมีแอปพลิเคชันต่าง ๆ ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบ Collaboration และเรียลไทม์ ตอบโจทย์การ Work From Home ของพนักงานในองค์กรได้อย่างดี สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านทุกอุปกรณ์ที่หลากหลาย ขอเพียงแค่มีการเชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ต ทุกคนก็สามารถใช้งานฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ใน G Suite ได้อย่างเต็มรูปแบบ

• จะสื่อสารหรือประชุมออนไลน์ก็ต่อเนื่องและราบรื่นด้วย Hangouts

แม้จะเป็นการ Work From Home แต่องค์กรของคุณก็จะไม่มีปัญหาเรื่องการติดต่อ สื่อสาร หรือประชุมออนไลน์อีกต่อไป ด้วยบริการ Hangouts Chat สำหรับธุรกิจที่จะช่วยทำให้การติดต่อสื่อสารภายในดำเนินไปอย่างไม่มีอุปสรรคทั้งการแชททรายบุคคลและรายกลุ่มที่รองรับการส่งไฟล์รูปภาพ ไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง สติกเกอร์ ฯลฯ พร้อมเก็บประวัติการสนทนาเพื่อตรวจสอบหรือเรียกดูบทสนทนาย้อนหลังได้ นอกจากนี้ พนักงานในทีมยังสามารถเริ่มประชุมออนไลน์แบบ Video Conference ผ่าน Hangouts Meet พร้อมแชร์หน้าจอหรือไฟล์เอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แบบเรียลไทม์ อีกทั้งสามารถนำเสนองานให้กับลูกค้าได้โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องระยะทางเข้ามาเกี่ยวข้อง

• สร้างไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ด้วย Docs, Sheets, Forms และ Slides

สร้างไฟล์เอกสารในรูปแบบไฟล์ข้อความ สเปรดชีต แบบสำรวจ และสไลด์ผ่าน Docs, Sheets, Forms และ Slides ได้ง่าย ๆ อีกทั้งยังสามารถเรียกดู ทำงาน หรือแก้ไขร่วมกันแบบ Real-Time Collaboration ในไฟล์ ๆ เดียวพร้อมกันหลาย ๆ คน พร้อมแสดงความเห็นได้ในจุดที่ต้องการโดยไม่ต้องสลับแอปพลิเคชันไปมา หมดปัญหาเรื่องความซ้ำซ้อน ไฟล์เสีย ไฟล์สูญหายด้วยฟีเจอร์บันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ อีกทั้งสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นผ่านการเชื่อมต่อ Google Meet หรือ Google Chat ทั้งแบบส่วนตัวและแบบกลุ่มที่จะช่วยให้การติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานระหว่างการทำงานง่ายยิ่งขึ้น

• จัดการตารางเวลา นัดหมายประชุมหรือเจรจาออนไลน์ด้วย Calendar

วางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ ทราบกำหนดการของงานที่ต้องทำชิ้นถัดไปได้สะดวกยิ่งขึ้น ตลอดจนนัดหมายการประชุมได้แบบง่าย ๆ เพียงแค่ตรวจสอบข้อมูลตารางงานของพนักงานในองค์กรจากปฏิทินออนไลน์หรือ Calendar ที่แชร์ร่วมกัน ส่งคำเชิญ และการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วมประชุมก่อนถึงเวลานัด อีกทั้งยังรองรับการทำงานร่วมกันกับ Gmail, Drive, Sites และ Hangouts Meet ได้อย่างลงตัว ลดความผิดพลาดเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน ไม่พลาดทุกนัดหมายหรือนัดประชุมที่สำคัญ

• รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลาด้วย Google Drive

ข้อมูลที่เป็นเอกภาพนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อทุกองค์กร บริการ Google Drive เป็นพื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์และข้อมูลแบบไม่จำกัดบน Cloud ภายใต้ G Suite ที่จะทำให้การเรียกดู จัดเก็บ และแชร์ข้อมูลทุกรูปแบบเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น พร้อมควบคุมวิธีแชร์ไฟล์ได้ตามต้องการ ให้สิทธิ์พนักงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึง ดาวน์โหลด แก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือเรียกดูไฟล์ข้อมูลได้ง่าย ๆ จากทุกอุปกรณ์ ป้องกันข้อมูลรั่วไหล ทำให้ทุกคนใช้ไฟล์ร่วมกันได้อย่างปลอดภัยและเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเสมอ

• แสดงความเป็นมืออาชีพด้วย E-Mail Account สำหรับธุรกิจ

สร้างอีเมลภายใต้โดเมนของบริษัทด้วยที่อยู่อีเมลส่วนตัว (you@yourcompany.com) หรือรายชื่ออีเมลแบบกลุ่ม (sales@yourcompany.com) สร้างภาพลักษณ์ที่ดีและความน่าเชื่อถือให้แก่องค์กรได้อย่างมืออาชีพ อ่านและร่างข้อความได้แม้ว่าไม่ได้มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งข้อความที่ร่างไว้จะพร้อมส่งทันทีที่อุปกรณ์มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลมากถึง 30GB ซึ่งมีทั้งความปลอดภัย ไร้โฆษณากวนใจ และมีระบบป้องกันสแปม อีกทั้งรองรับการใช้งานร่วมกับ Microsoft Outlook ให้ทุกคนจัดเก็บอีเมลและข้อมูลที่สำคัญไว้ได้อย่างปลอดภัย

G Suite จึงเป็นเทคโนโลยีเครื่องมือการทำงานที่รวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการทำงานจากที่บ้านไว้ครบจบในที่เดียว ช่วยให้ระบบจัดการกระแสงานเป็นไปอย่างราบรื่นท่ามกลางยุคเปลี่ยนผ่านวัฒนธรรมแห่งการทำงานอย่างการ Work From Home ด้วยความเป็นแพลตฟอร์มที่ได้รับการพัฒนาเพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และมีต้นทุนที่ต่ำลงด้วยการทำงานในรูปแบบคลาวด์ที่เปิดโอกาสให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันบนอุปกรณ์ต่าง ๆ ทั้งคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟนได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต การทำงานแบบ Work From Home ท่ามกลางสถานการณ์วิกฤติก็จะไม่เป็นอุปสรรคขององค์กรของคุณอีกต่อไป