5 วิธีใช้ Sales CRM เพื่อปรับแต่งกระบวนการขายของคุณให้ประสบความสำเร็จอย่างรวดเร็วและยั่งยืน

ระบบ Sales CRM ไม่เพียงช่วยลดความซับซ้อนและช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการขายของคุณ แต่ยังมีประโยชน์ต่อทีมขายของคุณด้วย การช่วยให้คุณและทีมเข้าใจข้อมูลการขายของคุณมากขึ้น นำไปสู่การเพิ่มรายได้ให้กับบริษัทของคุณ และนี่คือ 5 วิธีใช้ Sales CRM เพื่อปรับแต่งกระบวนการขายของคุณให้ประสบความสำเร็จอย่างรวดเร็วและยั่งยืน

1. ปรับแต่ง CRM ให้สอดคล้องกับกระบวนการขายของคุณ

การปรับแต่ง CRM ให้สอดคล้องกับกระบวนการขายจะช่วยให้งานด้านการขายเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้

• แสดงสถานะการขาย (Deal Stage)

ระบบ CRM ส่วนใหญ่จะมีเมนู Deal Stage ที่คุณสามารถติดป้ายกำกับต่าง ๆ เช่น ส่งอีเมลติดตามผลแล้ว กำหนดเวลาโทรแล้ว ร่างข้อเสนอแล้ว ปิดการขายได้แล้ว หรือปิดการขายไม่สำเร็จ ฯลฯ ดังนั้น ใช้ป้ายกำกับเหล่านี้ให้ตรงกับกระบวนการขายปัจจุบันของคุณเพื่อแสดงความคืบหน้าและลำดับความสำคัญของแต่ละดีล และช่วยให้ทีมขายใช้เวลากับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

• สร้างฟิลด์ใหม่เพื่อจัดระเบียบข้อมูล (Custom Field)

นอกเหนือจากฟิลด์ (Field) ที่เป็นค่าเริ่มต้นแล้ว อย่าลืมปรับแต่งค่าฟิลด์แบบกำหนดเองที่มีความเจาะจงเฉพาะสำหรับธุรกิจ ทีมขาย และกลยุทธ์การตลาดของบริษัท ลองนึกถึงข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เช่น รายชื่อลูกค้า เบอร์ติดต่อ อีเมลทั้งหมดที่เคยรับ-ส่ง ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้มักถูกจัดเก็บอย่างกระจัดกระจายและไม่ได้แยกว่าข้อมูลไหนเกี่ยวข้องกับดีลไหน การเริ่มจัดระเบียบและสร้างฟิลด์ต่าง ๆ ให้เป็นระบบใน Sales CRM จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเพื่อเริ่มสร้างฐานข้อมูลกลางไว้เก็บข้อมูลสำคัญเหล่านี้ไว้ในที่เดียว

• มอบหมายงานและติดตามความคืบหน้า (Lead Ownership)

มอบหมายพนักงานขายหนึ่งหรือสองคนเพื่อดูแลลูกค้าองค์กรแต่ละราย ตลอดจนกลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่อยู่ใน CRM พร้อมตั้งค่าการแจ้งเตือนทันทีเมื่อมีความเคลื่อนไหวที่สำคัญเกิดขึ้น  เช่น มีดีลใหม่จากลูกค้า ได้รับการติดต่อจากลูกค้าผ่านทางเว็บไซต์ว่าสนใจสินค้าใหม่ของบริษัท หรือเมื่อพนักงานของบริษัทได้ส่งอีเมลนัดหมายลูกค้าในวันพรุ่งนี้ ซึ่งการมอบหมายงานและแจ้งเตือนความเคลื่อนไหวจะทำให้หัวหน้าทีมขายและผู้บริหารสามารถโฟกัสที่ลูกค้าแต่ละรายได้มากยิ่งขึ้น

• ตั้งค่าเขตการขาย (Territory Carving)

ลักษณะตัวแปรทางภูมิศาสตร์เป็นตัวแปรหนึ่งที่สำคัญในการแบ่งส่วนตลาด ซึ่งจะแบ่งตลาดออกตามสถานที่ที่แตกต่างกัน เช่น จังหวัด อำเภอ หมู่บ้าน จำนวนประชากร สภาพอากาศ ฯลฯ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปใช้ในการกำหนดโครงสร้างการขายตามพื้นที่ หากบริษัทของคุณเกี่ยวข้องกับการแบ่งส่วนการตลาดนี้ อย่าลืมปรับแต่งค่าในระบบ CRM เพื่อจัดเก็บข้อมูลลูกค้าเป้าหมายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์เพื่อให้สามารถใช้กลยุทธ์การขายที่เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายตามที่ตั้งของตลาดได้

2. ย้ายข้อมูลลงใน CRM

การถ่ายโอนข้อมูลไปยังระบบ CRM จะช่วยรวบรวมข้อมูลทางธุรกิจของคุณให้มีความเป็นเอกภาพ และนี่วิธีคือวิธีที่จะช่วยให้กระบวนการถ่ายโอนข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ล้างข้อมูลการติดต่อเก่าหรือการทดสอบการติดต่อต่าง ๆ ออกเสียก่อน
• จัดทำแผนฉุกเฉินหากข้อมูลสูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจขณะถ่ายโอน
• ย้ายข้อมูลเป็นส่วนๆ แทนที่จะย้ายทั้งหมดในครั้งเดียวเพื่อป้องกันความผิดพลาด

3. สร้างกระบวนการขาย

เมื่อคุณโอนข้อมูลผู้ติดต่อของคุณไปยัง CRM แล้ว คุณก็จะสามารถสร้างฐานข้อมูลที่ใช้สำหรับงานขายได้ สิ่งที่ควรพิจารณาในการสร้างข้อมูลใน CRM ของคุณมีดังนี้

• สร้างระบบอัตโนมัติเพื่อใช้ในการกำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมายให้กับพนักงานขายที่เหมาะสม
• สร้างการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งเตือนพนักงานให้ทราบถึงขั้นตอนต่อไปที่จะต้องดำเนินการ
• สร้างและจัดระเบียบรายชื่อลูกค้าที่มีศักยภาพและกำหนดลำดับความสำคัญ
• สร้างรายงานแบบกำหนดเองเกี่ยวกับประสิทธิภาพและโควตาของทีมขาย

4. สร้างรายงานการขาย (Sales Dashboard)

หัวหน้าทีมขายมักเสียเวลาไปกับการรวบรวมระบบการวางแผนการขาย (Sales Pipeline) จากทีมขายแต่ละคน ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลตกหล่นหรือไม่สอดคล้องกันได้ ดังนั้น คุณจึงควรปรับแต่ง Sales CRM ให้แสดงระบบการวางแผนการขายของทีม (Team Sales Pipeline) ได้แบบเรียลไทม์เพื่อให้สามารถทราบถึงภาพรวมของทีมขายว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง รวมถึงสามารถแสดงข้อมูลตัวเลขที่สำคัญ เช่น เวลาที่ใช้ไปกับการปิดการขายหนึ่งดีล (Sales Cycle) หรืออัตราที่ทีมสามารถเปลี่ยนลูกค้าเป้าหมาย (Lead) มาเป็นลูกค้าขององค์กร (Conversion Rate) เป็นต้น

5. ตรวจสอบระบบและข้อมูล

ประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการ CRM เป็นประจำอย่างน้อยปีละครั้งเพื่อให้ทราบถึงประสิทธิภาพและผลสำเร็จของการนำ Sales CRM มาใช้ โดยเลือกใช้ตัวชี้วัดที่จะนำมาประเมินระบบ CRM ของคุณอย่างรอบคอบ จากนั้นจึงสรุปผลและวิเคราะห์ว่าควรมีการปรับปรุงในส่วนใดหรือไม่ ซึ่งจะทำให้ทีมขายสามารถพัฒนาการทำงานและเรียกใช้ประโยชน์จากระบบ Sales CRM ได้สูงสุด

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น องค์กรก็อาจมีสินค้า/บริการมากขึ้น รวมถึงจำนวนลูกค้าที่มากขึ้น แต่สิ่งที่มักสวนทางกันก็คือประสิทธิภาพในด้านงานขายและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มักลดลง ระบบ CRM จึงเป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยจัดงานด้านการขายและการบริการลูกค้านี้ ทำให้ทีมขายขององค์กรยังคงสามารถรักษาประสิทธิภาพการทำงานตลอดจนความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า นำไปสู่ความสำเร็จอันมั่นคงและยั่งยืนขององค์กรในท้ายที่สุด