Mọi thứ bạn luôn muốn biết về Chữ ký điện tử (E-signature) của DocuSign!
Chữ ký điện tử (e-signatures) đã thay đổi thế giới như thế nào? Đây chỉ là một ví dụ nhỏ: Trước đây việc đăng ký một khoản vay từ ngân hàng bao gồm sắp xếp một cuộc hẹn, lái xe đến chi nhánh địa phương của bạn, gặp nhân viên tín dụng và ký một tập tài liệu.
Giờ đây, bạn có thể làm điều đó bằng chiếc điện thoại thông minh của mình, với công sức bỏ ra tương tự như việc đặt burger giao tận nơi từ cửa hàng gần bạn.
Tuy nhiên, chữ ký điện tử không chỉ là sự tiện lợi. Khi được thực hiện đúng cách, chúng có thể an toàn hơn chữ ký “sống”. Quyền riêng tư, sự hiệu quả, tính bền vững—tất cả đều là những yếu tố làm cho chữ ký điện tử được ưa chuộng hơn trên giấy tờ.
Dưới đây là câu trả lời của chúng tôi cho những câu hỏi thường gặp nhất về chữ ký điện tử.
1. Chữ ký điện tử là gì?
“Chữ ký điện tử” là một thuật ngữ có ý nghĩa cụ thể, được xác định về mặt pháp lý. Tại Hoa Kỳ, đạo luật ESIGN năm 2000 định nghĩa chữ ký điện tử như sau: “Một âm thanh, biểu tượng hoặc quy trình điện tử, được đính kèm hoặc liên kết logic với hợp đồng hoặc hồ sơ khác và được thực hiện hoặc thông qua bởi một người có ý định ký vào hồ sơ.”
2. Chữ ký điện tử khác với “chữ ký trực tuyến” hay “chữ ký số” như thế nào?
Ba thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng có những khác biệt quan trọng giữa ba thuật ngữ này. “Chữ ký trực tuyến” không phải là một thuật ngữ pháp lý—nó có thể đáp ứng hoặc không đáp ứng các yêu cầu để có thể thi hành tại tòa án.
“Chữ ký số” là một loại chữ ký điện tử có thêm các lớp bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư. Nó tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt, liên kết an toàn người ký với tài liệu và mang lại mức độ đảm bảo cao nhất về danh tính của người ký.
3. Tại sao phải sử dụng chữ ký điện tử?
Tại sao các doanh nghiệp lại sử dụng chữ ký điện tử thay vì chữ ký “sống” truyền thống?
Có một số lợi ích chính đối với chữ ký điện tử so với các giải pháp ký trên giấy:
- Tính bảo mật và hợp pháp. Với nhà cung cấp phù hợp, chữ ký điện tử có thể bao gồm nhiều cấp độ xác minh và bằng chứng—chúng dễ được bảo vệ về mặt pháp lý hơn là chữ ký giấy có thể bị giả mạo.
- Hiệu quả và tiện lợi. Khách hàng, người tiêu dùng và nhân viên có thể ký tài liệu trên thiết bị di động, và các loại giấy tờ không bao giờ bị thất lạc trong mail.
- Tính bền vững và hiệu quả chi phí. Ít hồ sơ giấy hơn có nghĩa là ít lãng phí hơn và cũng ít chi tiêu hơn cho giấy, tem, phong bì, bìa hồ sơ, v.v.
- Giảm thiểu rủi ro. Các biểu mẫu chữ ký điện tử có thể yêu cầu tất cả các biểu mẫu được điền đầy đủ và dữ liệu được nhập ở định dạng chính xác.
Những loại tài liệu nào có thể được ký điện tử?
Hầu hết các loại thỏa thuận kinh doanh phổ biến có thể được ký điện tử. Ví dụ, chữ ký điện tử có thể được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp cho các tài liệu nhân sự như hợp đồng tuyển dụng, thủ tục giấy tờ tuyển dụng mới và chính sách nhân viên, cũng như cho các giao dịch bên ngoài như:
- Hợp đồng mua bán
- Thỏa thuận không tiết lộ (NDA)
- Thỏa thuận mua bán bất động sản
- Đơn đặt hàng và thỏa thuận nhà cung cấp
- Đơn bảo hiểm và yêu cầu bồi thường
4. Tính hợp pháp
Chữ ký điện tử có hợp pháp không?
Có, chữ ký điện tử có thể được sử dụng để ký hợp đồng, hợp đồng này có hiệu lực thi hành tại tòa án. Các luật như ESIGN yêu cầu chữ ký điện tử đáp ứng các yêu cầu tối thiểu nhất định để có hiệu lực pháp lý; nó phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật và hiệu lực. Đây là lý do tại sao một nhà cung cấp chữ ký điện tử là cần thiết để tạo chữ ký đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý.
Chữ ký “sống” vẫn được coi là ưu việt cho các mục đích pháp lý?
Trong hầu hết các trường hợp, chữ ký điện tử cũng có hiệu lực pháp lý như chữ ký “sống”. Việc xác minh chữ ký sống tại tòa án thường yêu cầu một chuyên gia so sánh các chữ ký một cách pháp lý và đảm bảo chúng khớp nhau. Chữ ký điện tử có thể được trang bị xác thực kỹ thuật số, bảo mật và chống giả mạo giúp việc xác định tính hợp pháp của nó trở nên đơn giản hơn nhiều.
Có tài liệu pháp lý nào không thể được ký điện tử không?
Tại Hoa Kỳ, Cục Quản lý Thông tin và Viễn thông Quốc gia (NTIA) loại trừ một số loại tài liệu ra khỏi mục chữ ký điện tử. Bao gồm các:
- Di chúc hoặc ủy thác di chúc
- Các tài liệu luật gia đình như giấy ly hôn hoặc giấy nhận con nuôi
- Lệnh tòa án, tóm tắt hoặc biện hộ
- Thông báo hủy cung cấp nước, nhiệt hoặc điện
- Thông báo vỡ nợ, tịch thu tài sản thế chấp hoặc trục xuất
- Thông báo chấm dứt hợp đồng bảo hiểm sức khỏe hoặc nhân thọ
- Thông báo thu hồi sản phẩm có rủi ro đáng kể đối với sức khỏe hoặc sự an toàn
- Bất kỳ tài liệu nào được pháp luật yêu cầu để vận chuyển vật liệu nguy hiểm
5. Bảo mật
Chữ ký điện tử kém an toàn hơn chữ ký sống?
Hoàn toàn ngược lại. Với giải pháp chữ ký điện tử phù hợp, chữ ký điện tử có thể an toàn hơn đáng kể so với phiên bản chữ ký vật lý.
Chữ ký điện tử tạo ra một dấu vết kiểm toán giúp dễ dàng xác minh tính xác thực của nó và tránh giả mạo. Mỗi người có một chuỗi số được mã hóa cụ thể được gọi là Hạ tầng khóa công khai (PKI). PKI ghi lại ngày và giờ ký, địa chỉ IP của người ký và hơn thế nữa.
Mọi tài liệu được ký bằng DocuSign eSignature đều có lịch sử được đánh dấu theo thời gian của mọi hành động được thực hiện với tài liệu đó: khi tài liệu được gửi, xem, in, ký, v.v. Hệ thống của chúng tôi tạo Chứng nhận Hoàn thành (Certificate of Completion) để ghi lại sự kiện ký, thông tin về người ký và các tài liệu liên quan.
Chữ ký điện tử có thể được sử dụng trong các ngành được kiểm soát như chăm sóc sức khỏe và tài chính không?
Các tính năng xác thực và bảo mật nâng cao của chữ ký điện tử thực sự giúp các ngành được kiểm soát dễ dàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý hơn. Ví dụ, trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, nhu cầu về y tế từ xa ngày càng tăng—bệnh nhân được chăm sóc mà không cần phải có mặt tại cơ sở. Xu hướng này đã khiến ngành chăm sóc sức khỏe áp dụng nhiều tài liệu trực tuyến hơn cho việc tiếp nhận bệnh nhân và các giao dịch khác, tất cả đều có thể được ký điện tử.
Về tài chính, chữ ký điện tử có thể giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về hiểu rõ khách hàng và chống rửa tiền.
6. Bắt đầu với chữ ký điện tử
Một khi mọi người biết chữ ký điện điện tử là gì và tại sao lại là chữ ký điện tử, hầu hết đều đặt ra một câu hỏi:
Tôi phải bắt đầu từ đâu?
Rất may, điều đó có một câu trả lời dễ dàng. Chúng tôi cam kết làm cho chữ ký điện tử trở nên liền mạch, dễ dàng và đơn giản nhất có thể. Tự tìm hiểu tại: Nhận bản dùng thử miễn phí 30 ngày ngay hôm nay.
