G Suite / Office 365? คำตอบที่ใช่สำหรับเครื่องมือการทำธุรกิจ

G Suite / Office 365? คำตอบที่ใช่สำหรับเครื่องมือการทำธุรกิจ (บทแรก)

ทั้ง Microsoft และ Google ต่างก็มีชุดโปรแกรมการทำงานสำหรับงานธุรกิจ ทั้งเรื่องการทำเอกสาร ที่จัดเก็บเอกสาร และหน้าตาการทำงานที่คุ้นเคย แล้วสิ่งไหนจึงจะดีที่สุด เหมาะสมกับธุรกิจเราที่สุดล่ะ?

หากนึกถึงชุดโปรแกรมการทำงานในระบบ Cloud สำหรับการประกอบธุรกิจ ส่วนใหญ่ที่จะต้องนึกถึงกันก็จะมีคำตอบทั้ง G Suite หรือไม่ก็ Office 365 , Microsoft Office แน่นอน ซึ่งไม่เป็นที่แปลกใจเลย เพราะในท้องตลาดมีโปรแกรมการใช้งานต่างๆ มากมาย แต่หากจะพูดถึงโปรแกรมยอดนิยมของตลาดอันดับแรกๆ ต้องนึกถึง 2 แบรนด์นี้อย่างแน่นอน

ทั้ง 2 ค่ายมี Function การทำงานที่คล้ายกันมาก ทั้งการทำเอกสารข้อมูล การทำตารางสำหรับการคำนวณ การแสดงผลงาน และการเก็บข้อมูลที่อยู่บน Cloud แต่ในความเป็นจริงแล้วก็ยังมีข้อแตกต่างในหลายส่วน เช่น Microsoft จะนำเสนอการใช้งานบน Desktop mode และบน Cloud แต่ทาง Google จะนำเสนอการใช้งานที่เป็น Cloud solution เท่านั้น (No desktop installation)

หากคุณกำลังมองหาว่าระหว่าง 2 สิ่งนี้ สิ่งไหนจะตอบโจทย์คุณมากที่สุด ลองอ่านบทความนี้ ซึ่งจะเปรียบเทียบให้ดูว่ามีข้อแตกต่าง และมีอะไรที่ต้องคิดถึงเมื่อต้องนำไปใช้สำหรับทำธุรกิจ โดยช่วงสุดท้ายจะมีสรุปและข้อคิดเห็นเพื่อช่วยในการตัดสินใจครับ

ภาพรวม (Overview)

G Suite เป็น product ของ Google ซึ่งสามารถใช้งานชุดโปรแกรมสำหรับการทำงาน เช่น Docs สำหรับทำเอกสาร Sheets สำหรับการทำงานเป็นช่องตาราง Slides สำหรับนำเสนองาน การรับส่งอีเมล์ด้วย Gmail ระบบ Instant messaging และ VDO call ด้วย Hangouts และ Drive สำหรับการเก็บไฟล์ข้อมูลเอกสารบน Cloud และยังสามารถใช้งานร่วมกับ 3rd party อื่นๆ เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ในส่วนของ Microsoft Office 365 ก็มีเครื่องมือสำหรับการทำงานซึ่งเป็นที่รู้จักกันดีอยู่แล้ว เช่น Word, Excel และ Power point ในรูปแบบการทำงานบน Cloud มีระบบเมล์ Client คือ Outlook มี cloud storage คือ One Drive และยังมี Skype และ Microsoft Teams สำหรับการทำงานบน Instant messaging

ทีนี้ก็อาจจะมีข้อสงสัยว่ามี Office 365 แล้วทำไมยังต้องมี Office 2016?

เหตุผลคือ Office 2016 ยังคงเป็นรูปแบบการทำงานที่ยังต้องพึ่งพิงระบบการทำงานในรูปแบบเดิมที่ต้อง Install ลงเครื่อง desktop ส่วน Microsoft Office 365 เป็นรูปแบบการทำงาน cloud-based version ซึ่งต้องจ่ายการใช้งานเป็นสัญญาตามระยะเวลาการใช้งาน

ฉะนั้นหากมองการใช้งานว่ายังเป็น Microsoft base จึงจำเป็นต้องคำนึงถึงว่าจะใช้รูปแบบการทำงานแบบใด ระหว่าง Office 2016 หรือ Microsoft Office 365 หากองค์กรต้องการใช้งานชุดโปรแกรม version ล่าสุดของ Microsoft หมายความว่าจะต้องทำการ Install โปรแกรมใหม่ทั้งหมด

กรณีของการ Deployment ตัว G Suite ไม่จำเป็นต้องทำการ Install โปรแกรมลงในเครื่อง ซึ่งทุกอย่างสามารถใช้งานผ่าน Browser ได้ หากต้องการให้สะดวกมากขึ้นก็ทำการสร้าง Shortcut ตามที่ต้องการได้

แต่ Microsoft Office suite จำเป็นต้อง Download ตัว Installer และทำการติดตั้งลงบนเครื่องที่ต้องใช้งาน แต่อย่างไรก็ตาม ณ ตอนนี้ Microsoft Office 365 สามารถทำงานได้ทั้ง On-premise และบนระบบ Cloud ทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้ทั้ง 2 ระบบ

เรื่อง Design กับการใช้งานจริง ในธุรกิจหลายๆ ที่ ต้องการรูปแบบการทำงานที่เข้าถึงได้ง่ายและใช้งานได้ง่าย ฉะนั้น G Suite จึงตอบโจทย์กับผู้ทำธุรกิจที่มีความต้องการเหล่านี้ ในขณะที่บางส่วนยังคงต้องการทำงานที่มี Feature จำนวนมาก ซึ่ง Office 365 อาจจะตอบโจทย์มากกว่า

G Suite มีการใช้งานที่ง่ายกว่า ซึ่ง Feature หลักๆ จะมีให่ใช้งานอยู่แล้ว แต่ในกรณีที่ต้องใช้งาน Feature เฉพาะเจาะจงบางอย่างจึงจำเป็นต้องใช้งาน Office 365 แต่จริงๆ แล้ว ตัว Google เองจะมี add-on ที่สามารถ Download ใช้งานบน Chrome ซึ่งสามารถช่วยเหลือการทำงานที่ขาดหายไปบน Google Docs, Sheets or Slides ได้เช่นกัน

รูปแบบการทำงานเอกสาร (Word processing)

Google Docs จะได้เปรียบในด้านการทำงานแบบ minimalist สามารถใช้งานได้ง่าย โดยแตกต่างจาก Microsoft Word ซึ่งจะใช้การทำงานแบบหนักหน่วงมากกว่า

ตามที่ได้กล่าวไปข้างต้น Microsoft Word จะมีจำนวน Feature การใช้งานที่มากกว่า Google Docs เป็นที่แน่นอน หากมองในแง่จำนวนอาจทำให้รู้สึกว่าเป็นข้อแตกต่าง แต่ในความเป็นจริงแล้ว การที่มี Feature เยอะ ไม่ได้หมายความว่าดีกว่า เพราะถึงมี Feature เยอะกว่า แต่ส่วนใหญ่มันไม่ได้ใช้งานเท่าไรนัก

หากเปรียบเทียบการทำงานแบบ Real-time ระหว่างสองค่าย Google สร้างความแตกต่างจาก Microsoft ในเวอร์ชันที่ทำงานบน desktop ของ Microsoft Word ทั้งการ Edit และ การ Sharing ยกตัวอย่างเช่น Google Docs สามารถให้ทุกคนแก้ไขเอกสารได้ทันที ทั้งการ Highlight และการ Mention (Comment) ถึงผู้ใช้งานอื่น ให้มาร่วมทำงานแก้ไขบนเอกสารเดียวกันได้อย่างรวดเร็ว ซึ่ง Microsoft Word ไม่สามารถทำได้ สิ่งที่จะทำได้ใกล้เคียงที่สุดมีเพียงแนะนำแก้ไข โดยผ่าน ‘review’ tab ซึ่งมองในความเป็นจริงก็คือยังไม่ใช่ Real-time collaboration

นอกจากนั้นผูู้ใช้งาน Google Docs ยังสามารถย้อนกลับไปดูว่ามีผู้ใช้งานอื่นแก้ไขอะไรไปบ้างและยังสามารถทำการ Revision กลับไปยังเอกสารที่เคยแก้ไขก่อนหน้า โดยไม่ต้องห่วงเรื่องข้อมูลจะสูญหาย เนื่องจากการมีการบันทึกไว้อัตโนมัติ และข้อดีอีกอย่างคือสามารถเข้าใช้งานไฟล์จากเครื่องใดก็ได้

การใช้งาน Microsoft Word ก็มีการใช้งานใน Feature หลักที่ไม่ต่างกันนัก แต่กรณีการทำเอกสารที่มีขนาดใหญ่ Microsoft Word อาจทำได้ดีกว่า ในการแก้ไขเอกสาร ในขณะที่ลักษณะการทำงานไม่เป็นลักษณะ Responsive หรือการทำงานร่วมกันไม่ได้ดีเท่ากับ Google Docs

ฉะนั้นจากมุมมองส่วนนี้ทำให้การเปลี่ยนการใช้งานจาก Microsoft Word เป็น Google Docs จึงสามารถเปลี่ยนได้ค่อนข้างง่าย

งานเอกสารประเภทตาราง (Spreadsheets)

Microsoft Excel ถือว่าเป็นโปรแกรมการทำงานประเภทตารางที่มีประสิทธิภาพสูง จากการจัดการข้อมูล ทั้งการนำเข้าและส่งออกไปใช้งาน

ถ้าเทียบปริมาณการจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ประสิทธิภาพการจัดการของ Microsoft Excel สามารถทำได้อย่างลื่นไหลมากกว่า (แต่นั่นหมายถึงปริมาณข้อมูลที่เยอะจริงๆ เช่น จำนวน 1 แสนเซลล์)

แต่ถ้าถามความสามารถในการทำกราฟข้อมูล สูตรคำนวณต่างๆ Google Sheets ยังถือว่าสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังมีระบบ Explore ที่ช่วยสรุป หรือ สร้างกราฟข้อมูลอัตโนมัติได้ ซึ่งต่างจาก Microsoft Excel ที่ต้องทำเองเท่านั้น

อย่างไรก็ตามโดยภาพรวม หากจำเป็นต้องจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาล Microsoft Excel ก็อาจยังเป็นคำตอบที่ดีกว่าในขณะนี้

ระบบรับส่งอีเมล์ (Email client)

ทั้ง Microsoft Office 365 และ G Suite ต่างก็มีระบบอีเมลที่แข็งแรงและปลอดภัย แต่ก็มีมิติอื่นๆ ที่ต้องพิจารณาร่วมด้วย

หากดูข้อเสนอของทาง Microsoft ที่ Microsoft Office 365 Business Essentials ผู้ใช้งานจะได้รับ พื้นที่สำหรับอีเมล์ที่ 50 GB และได้รับพื้นที่ 1 TB สำหรับพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล โดยสามารถกำหนดให้มีผู้ใช้งานร่วมได้สูงสุดที่ 300 users ฉะนั้นหากจะเปรียบเทียบในช่วงราคาและ Package เดียวกัน จึงต้องเทียบกับ G Suite Business

ส่วน Google ผู้ใช้งานจะได้รับพื้นที่การใช้งานแบบไม่จำกัดพื้นที่ทั้งอีเมล์และพื้นที่จัดเก็บข้อมูล และไม่ได้จำกัดจำนวนผู้เข้าใช้งานร่วม แต่การใช้งานทั้งหมดต้องทำในลักษณะ Online เท่านั้น

การใช้งานของทั้ง 2 ระบบค่อนข้างแตกต่างชัดเจน ทาง Google เองมีหน้าตาการใช้งานที่สามารถใช้งานได้ง่าย (ซึ่งคาดว่าหลายๆ ท่านที่อ่านบทความนี้ น่าจะได้ใช้ Gmail เป็นหลักสำหรับอีเมล์ส่วนตัว) ในขณะที่ทาง Microsoft ที่ต้องใช้งาน Outlook ในการรับส่งอีเมล์ ซึ่งมี Feature การทำงานเยอะมากกว่า เช่น การใช้งานร่วมกันกับโปรแกรมอื่น หรือ Feature Photo viewer ซึ่งอยู่ที่ความจำเป็นในการใช้ทำงานของแต่ละท่าน แต่ก็จำเป็นต้องมีการ Configure อีเมล์ที่ยุ่งยากมากกว่าเช่นกัน และยังคงมีปัญหาในกรณีที่จำนวนอีเมล์มาก ทำให้การทำงานช้าลง ฉะนั้นจึงต้องมองว่าการใช้ Microsoft Business Essential package เพื่อการใช้งานผ่าน Browser จะได้ประสิทธิภาพที่ดีกว่า

แต่ข้อดีของ Outlook ก็คือสามารถสร้าง ‘rule’ ได้ไม่จำกัดจำนวน ซึ่งนั่นอาจหมายถึงการจัดการการรับส่งอีเมล์ที่ตอบโจทย์ได้มากกว่า (หรือบางทีหากมี rule มากเกินไปก็อาจเกิดกรณี rule ซ้ำซ้อนได้เช่นกัน)

การทำงานร่วมกันกับระบบปฏิทิน การนัดหมาย การจองห้องประชุม การแจ้งเตือนการประชุม ทั้ง 2 ระบบสามารถทำงานได้ดีทั้งคู่

การค้นหาอีเมล์ หรือข้อมูลที่สนใจในระบบอีเมล์ ต่างก็ทำได้ค่อนข้างดีทั้งคู่เช่นกัน

ทาง Microsoft มีการเปิดบริการระบบอีเมลมาค่อนข้างยาวนาน แต่หากพูดถึงส่วนนี้แล้วท้ายที่สุดแล้วก็น่าจะเป็นทาง Google ที่ยังคงทำได้ดีกว่าทั้งเรื่องการใช้งานที่ง่าย และมีความคุ้นเคยการใช้งานกันมากกว่า

ขอจบบทแรกไว้เท่านี้ก่อนนะครับ ส่วนบทหลังจะพูดถึงการทำงานร่วมกัน เปรียบเทียบว่าจะได้อะไรบ้างใน Package ที่ราคาใกล้เคียงกัน และข้อสรุปเพื่อช่วยในการตัดสินใจครับ

++++++++++++++++++

G Suite / Office 365? คำตอบที่ใช่สำหรับ เครื่องมือการทำธุรกิจ (บทหลัง)

ตารางด้านล่างแสดงการใช้งานหลักของแต่ละแบรนด์โดยเปรียบเทียบแต่ละส่วน (ข้อมูลมาจากหน้าเวบไซต์ในประเทศไทย ช่วง Q3, 2018)

สังเกตได้ว่าทั้ง 2 ค่ายทำได้พอๆ กัน แต่ข้อที่เห็นจะเป็นปัญหาของ Microsoft มากกว่าคือเรื่อง Downtime, ความสามารถในการควบคุมเครื่องโทรศัพท์ ในช่วงราคาใกล้เคียงกัน (ซึ่งเมื่อเทียบแล้ว Microsoft ก็ยังคงมีราคาที่ค่อนข้างสูงกว่า) ทำให้ G Suite อาจเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจกว่าหากมองในเรื่องของ Budget เทียบต่อ Solution

Should I buy Office 365 or G-Suite? สรุปแล้วควรเลือกใช้อะไรดี

การเลือกใช้ Office Suite หากเราใช้งานเอง คือ จะใช้อะไรก็ได้คงไม่เป็นปัญหามาก แต่หากลองมองในมุมของการใช้งานร่วมกันขององค์กรหรือทีมขนาดใหญ่ จะเป็นเรื่องที่ต้องคิดมากขึ้นแน่นอน

นอกจากเรื่องเครื่องมือการใช้งานแล้ว เรายังต้องมองถึงความยากง่ายในการใช้งาน และการยอมรับที่จะใช้งานจากทุกคนในองค์กร

ซึ่งแน่นอนว่าสิ่งที่ต้องคำนึงถึงมีทั้งเรื่อง ราคา การเก็บข้อมูล ความง่ายในการใช้งาน จะเป็นสาเหตุหลักใหญ่ๆ ในการตัดสินใจเพื่อเลือกใช้งาน ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่จะตัดสินใจปุบปับได้ทันที

แนะนำว่าการตัดสินใจจะเลือกใช้งาน ลองดูจากขนาดบริษัท จำนวนพนักงาน แผนการใช้งาน แผนการควบคุมของ IT ในอนาคตว่าจะกำหนดทิศทางใดดูก่อน เพราะผลกระทบจากการเลือกใช้ของแต่ละองค์กรย่อมมีสิ่งที่ต้องนำมาคิดไม่เท่ากันอย่างแน่นอน อย่างเช่นการบริษัทเปิดใหม่ ไม่ต้องการลงทุนเยอะในระบบ IT ระยะยาว ก็อาจเลือกเครื่องมือที่ใช้งานได้ง่ายและไม่ต้องลงทุนมาก หากบริษัทเป็นลักษณะ Conservative มากๆ ลักษณะคือไม่พร้อมจะเปลี่ยนแปลงการใช้งาน จำเป็นต้องยึดติดกับ Platform แบบเดิม หรือการเปลี่ยนแปลงจะทำให้ Productivity ลดลงก็อาจจะต้องใช้ระบบรูปแบบเดิมต่อไปจนกว่าจะมีความพร้อม (ซึ่งบางทีก็เป็นปัญหาระยะยาวเช่นกัน เนื่องจากไม่ตอบโจทย์การทำธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วยิ่งขึ้น) หรือแม้กระทั่งบางบริษัทที่ต้องการย้ายระบบไปที่ Cloud 100% แต่ทำไม่ได้เนื่องจากมี Cost ที่ค่อนข้างสูงกว่า ความคุ้มค่าที่จ่ายจากระบบ on-premise ที่เพิ่งจ่ายไป ก็อาจจะมองเป็นทางเลือกแบบ Hybrid cloud คือใช้ทั้ง 2 ระบบคู่กัน

อย่าลืมนะครับว่าเกือบทุกบริษัทใหญ่ๆ เค้ามีการลงทุนไปกับระบบเดิมมากแค่ไหน ซึ่งจะเป็นตัวแปรการเลือก solution เช่นกัน

ฉะนั้นการเลือกใช้งาน Office Suite จากทั้ง 2 บริษัท ทั้งของ Google และของ Microsoft จึงไม่ใช่แค่การมองหา Solution แค่ว่า Cloud vs On-premise เท่านั้น ซึ่งในรายละเอียดการทำธุรกิจจริงๆ มีมากกว่านั้นมาก จึงอยากแนะนำว่าให้เลือกสิ่งที่เหมาะที่สุดกับองค์กร โดยที่มองถึงการวางแผนที่จะใช้ในอนาคตด้วย เพราะโลกปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว และมีการแข่งขันที่สูง ฉะนั้นการเลือกใช้งานควรเลือกที่เหมาะสมกับธุรกิจเราจริงๆ ครับ

หากอยากได้คำปรึกษา หรืออยากเข้าใจรายละเอียดมากขึ้น สามารถติดต่อสอบถามได้ที่นี่ครับ Contact us