8 เหตุผลที่องค์กรของคุณต้องการ eSignature

รูปเเบบสภาพเเวดล้อมทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา โดยองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางต้องปรับตัวเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันทางเทคโนโลยี eSignature เองก็เป็นส่วนสำคัญของวิวัฒนาการดังกล่าว เนื่องจากสามารถช่วยผลักดันให้ปิดการขายได้เร็วขึ้น สร้างรายได้ในเวลาที่สั้นลง เพิ่มความสามารถในการจัดการด้านเอกสาร เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า และเพิ่มความปลอดภัย

เเละนี่ คือ 8 เหตุผลที่คุณควรเริ่มใช้งาน Docusign eSignature ตั้งเเต่วันนี้

1. ลดต้นทุน

หัวข้อการประหยัดต้นทุนได้กลายเป็นเรื่องสำคัญท่ามกลางแนวโน้มทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน และธุรกิจจำนวนมากต่างกำลังมองหาสิ่งที่ทำให้สามารถเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนได้สูงสุด โซลูชั่น eSignature สามารถทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้โดยเฉลี่ย 36 เหรียญสหรัฐฯ (ราว 1,300 บาท) ต่อ 1 งานเอกสาร เมื่อคำนวณรวมค่ากระดาษ การพิมพ์ ค่าขนส่งไปรษณีย์ และการจัดเก็บ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ หรือในกรณีที่เอกสารขาดข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน สัญญาที่มีข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสูงถึง 4 เท่าของสัญญาที่ส่งอย่างถูกต้องตั้งเเต่ครั้งแรก

ลูกค้าหลายราย รวมถึงบริษัท Flowserve ซัพพลายเออร์เครื่องจักรอุตสาหกรรมและสิ่งแวดล้อม ซึ่งใช้ eSignature เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย 2,000 ดอลลาร์ต่อสัญญา และลดค่าธรรมเนียมทางกฎหมายลงได้ถึง 40% ซึ่งบริษัทที่ได้นำเทคโนโลยี eSignature ไปใช้ สามารถประหยัดเงินไปเเล้วกว่า 4 ล้านเหรียญสหรัฐ และสามารถลดการใช้เอกสารกระดาษ 2.85 ล้านฉบับต่อปี ในขณะที่มหาวิทยาลัยเท็กซัสประหยัดเงินได้ถึง 2.4 ล้านเหรียญสหรัฐจากการนำเทคโนโลยีนี้มาใช้งาน

2. ประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น

การอำนวยความสะดวกให้ลูกค้ามีประสบการณ์เชิงบวกที่ดีเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ และ eSignature สามารถช่วยได้ ด้วยฟีเจอร์อัจฉริยะที่ใช้งานง่าย ลูกค้าสามารถลงนาม และส่งคืนเอกสารด้วยการคลิกเมาส์ หรือแตะนิ้วเพียงครั้งเดียวได้จากทุกมุมโลก สามารถใช้งานได้บนอุปกรณ์เเทบทุกชนิด รับประกันว่ามันใช้งานง่ายและคุ้มค่า 57% ของธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีนี้รายงานว่าความพึงพอใจของลูกค้าต่อกระบวนการสัญญาข้อตกลงทางดิจิทัลเพิ่มขึ้น

3. การปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

โซลูชั่น eSignature ทำให้กระบวนการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ ช่วยปรับปรุงการดำเนินการตามสัญญาให้มีประสิทธิภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ลูกค้า Docusign ได้รับประโยชน์โดยทันที

ตัวอย่าง บริษัทจัดหาสินค้าในสหรัฐ หลังจากการนำ Docusign Agreement Cloud มาใช้ ก็พบว่ากระบวนการที่ต้องใช้เวลานานในอดีตสามารถทำเสร็จได้ภายในเวลาเสี้ยวเดียวของเวลาเดิม เช่น รอบเวลาเฉลี่ยสำหรับการสร้างเเนวทางการปฏิบัติงานตามมาตรฐาน (standard operating procedures) ลดลงจาก 6 สัปดาห์เหลือเพียง 2 สัปดาห์ และการเริ่มต้นกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง (change controls) ใช้เวลาน้อยกว่า 10 วัน เทียบกับในอดีตที่ต้องใช้เวลาถึง 5 สัปดาห์

4. ข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้องลดน้อยลง

ธุรกิจต่างๆ พบข้อผิดพลาดน้อยลง โดยทำให้วงจรอายุสัญญาทั้งหมดเป็นเเบบอัตโนมัติ ด้วยการสร้างเอกสาร การทำงานร่วมกัน เวิร์กโฟลว์ และสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลข้อตกลงส่วนกลาง เนื่องจากโซลูชั่น eSignature จะนำผู้ลงนามผ่านเอกสารทีละขั้นตอน ข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้องจึงลดลง โดยเฉลี่ยแล้วจะสามารลด ข้อผิดพลาดได้ถึง 49%

5. เพิ่มความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย

การส่งสัญญาข้อตกลงแบบกระดาษ จากผู้ลงนามรายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่ต้องมีการลงนามลายเซ็นหลายคน จะเพิ่มความเสี่ยงของการละเมิดความเป็นส่วนตัว ในทางกลับกัน eSignature จะเก็บเอกสารไว้อย่างปลอดภัยในบนระบบดิจิทัลแห่งเดียว และสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงของสัญญาตลอดกระบวนการลงนามได้

สามารกำหนดกฎการส่งต่อเพื่อให้ผู้ลงนามสามารถได้รับสิทธิการเข้าถึงตามลำดับการอนุญาต ปกป้องเอกสารจากการถูกเเก้ไขระหว่างทาง และแตกต่างจากลายเซ็นเเบบหมึก คือ eSignature มาพร้อมกับบันทึกเเบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำหน้าที่ตรวจสอบและเป็นหลักฐานการทำธุรกรรมได้ เส้นทางการตรวจสอบนี้รวมถึงประวัติการดำเนินการกับเอกสาร รวมถึงรายละเอียดว่า เมื่อไหร่ที่มีการเปิด การตรวจดู และลงนาม หากผู้ลงนามคนใดคนหนึ่งโต้แย้งลายเซ็นของตน หรือหากมีคำถามใดๆเกี่ยวกับธุรกรรม เส้นทางการตรวจสอบนี้จะพร้อมให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าถึงการบันทึกทางธุรกรรมได้ทันที

6. ลดความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ

โซลูชั่น eSignature จำนวนมากนำเสนอพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลเเบบไม่จำกัด ซึ่งช่วยให้การค้นหาและเรียกค้นเอกสารเป็นเรื่องง่าย ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้กับสัญญา ข้อตกลง และเอกสารอื่นๆ ที่ลงนามเเล้วอีกต่อไป

เนื่องจากเอกสาร Docusign ทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง การเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลยังช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายหรือเอกสารฉบับพิมพ์ถูกทำลายอีกด้วย

7. การดำเนินการที่รวดเร็ว

โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ สามารถผสานเข้ากันได้อย่างลงตัวกับขั้นตอนการทำงานของคุณและทำงานร่วมกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว ซึ่งช่วยให้คุณสามารถนำ eSignature ไปใช้สำหรับกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว Docusign มีวิธีการที่หลากหลายเเละเเข็งเเกร่งเพื่อช่วยให้ทีมของคุณเริ่มต้นและใช้งาน eSignature ได้เป็นเชี่ยวชาญ รวมถึงองค์กรสนับสนุนความสำเร็จของลูกค้าขนาดใหญ่ที่ให้บริการด้านการนำไปใช้งาน พร้อมชั้นเรียนเเบบสอนสดและออนไลน์ และการช่วยเหลือสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

8. ลดผลกระทบ environmental footprint ขององค์กร

ด้วยการแทนที่กระดาษด้วยเอกสารเเบบอิเล็กทรอนิกส์ ลูกค้าของ Docusign ได้ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้น โดยลดการใช้กระดาษลงประมาณ 55 พันล้านแผ่น เทียบเท่ากับต้นไม้เกือบ 6 ล้านต้น

Docusign eSignature ได้ลดการการสื่อสารแบบดั้งเดิมที่ล้าสมัยลงไปอย่างมาก โดยการปฏิวัติวิธีการแบ่งปัน การลงนาม และการจัดเก็บเอกสาร eSignature ขจัดความจำเป็นในการพิมพ์ แฟกซ์ สแกน ขนส่งทางไปรษณีย์ และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ โดยมอบกระบวนการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและใช้งานง่าย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสามารถของ eSignature จาก Docusign ได้ ที่นี่