5 ขั้นตอนสำคัญสู่การนำ CLM ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ

ทีมกฎหมายขององค์กรสมัยใหม่ได้ค้นพบคุณค่าในการใช้เครื่องมือ การจัดการวงจรอายุสัญญา (CLM) โดยเฉพาะเมื่อก่อน CLM อาจจะถูกมองว่าไม่สำคัญ แต่ในปัจจุบัน CLM กลายเป็นเครื่องมือที่คาดหวังให้มีเพื่อที่จะทำให้ทันต่อการแข่งขัน โดย CLM สามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการข้อตกลงได้อย่างมาก ซึ่งหมายความว่าทีมกฎหมายสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและบรรลุผลตามที่ต้องการได้เร็วขึ้น นอกจากการปรับปรุงความรวดเร็วแล้ว ยังสามารถเพิ่มความปลอดภัยและสร้างมาตรฐานการควบคุมการตรวจสอบข้อมูลองค์กร ซึ่งช่วยในเกิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ตั้งไว้ได้

มีเหตุผลหลายประการในการนำเครื่องมือ CLM เข้ามาใช้งาน แต่น่าเสียดายที่เส้นทางสู่การนำไปใช้มักเต็มไปด้วยความท้าทาย หากไม่นำ CLM มาใช้อย่างถูกต้อง ความซับซ้อนของสัญญาอาจไม่สามารถควบคุมได้ ส่งผลให้ประสิทธิภาพที่มีบางส่วนลดลง และลดความรวดเร็วในการนำไปใช้งาน

การดำเนินการเชิงรุกเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปของการนำ CLM ไปใช้เป็นสิ่งสำคัญ และสร้างขั้นตอนการทำงานที่ง่ายและน่าเชื่อถือได้เพื่อเพิ่มมูลค่าสัญญาให้ได้สูงสุด ในบล็อกนี้ เราจะแนะนำในการใช้งาน CLM อาทิ สิ่งที่ต้องผลักดันให้เกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่า CLM ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายสามารถควบคุมงานแบบครบวงจรได้ดีขึ้น และสามารถสร้างผลตอบเเทน ROI ได้อีกด้วย

5 ขั้นตอนพื้นฐานในการขับเคลื่อน CLM ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ

ต่อไปนี้เป็นหลักการพื้นฐาน 5 ประการเพื่อให้ทีมของคุณมีโอกาสที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ

1. เริ่มต้นด้วยการปรับปรุงกระบวนการและกำหนดกลยุทธ์ที่ชัดเจน

การใช้เครื่องมือ CLM ถือเป็นโอกาสที่ดีที่จะสร้างขั้นตอนการทำงานของข้อตกลงตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางใหม่ได้โดยสมบูรณ์ อย่าเพียงแต่จัดระบบที่มีอยู่ของคุณโดยตั้งค่า CLM ให้เหมือนเเทนที่กับระบบที่ยังไม่ได้เชื่อมต่อกัน เเต่ให้ประเมินผลการปฏิบัติงานของทีมของคุณให้ตรงตามข้อตกลงอย่างตรงไปตรงมา และออกแบบสิ่งใหม่ๆ ที่จะช่วยเพิ่มวิสัยทัศน์และลดการส่งมอบงานด้วยมือตนเอง สร้าง CLM ของคุณเพื่อเป็นช่องทางในการตระหนักเเละเข้าใจถึงอนาคตของคุณ ไม่ใช่แค่การจำลองอดีตและปัจจุบันของคุณ

2. แก้ไขข้อมูลของคุณ

เครื่องมือ CLM คือเทคโนโลยี ซึ่งหมายความว่าเครื่องมือเหล่านี้ต้องอาศัยข้อมูลเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลที่ดีขึ้นในเครื่องมือ CLM ของคุณหมายถึงผลลัพธ์ที่ดีขึ้นเช่นกัน ก่อนที่คุณจะอัปโหลดสัญญาไปยัง CLM ตัวใหม่ ควรจะช่วยเหลือและทำความสะอาดไลบรารีสัญญาของคุณ ตัดสินใจว่าควรรวมและแยกข้อตกลงใดในฐานข้อมูลนั้น ลบข้อตกลงที่ซ้ำกัน ระดมความคิดในการใช้ AI หรือข้อมูลอื่น ๆ เพื่อทำให้การย้ายข้อมูลง่ายขึ้น

3. เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

เมื่อคุณมีคำตอบสำหรับผลลัพธ์ CLM ที่คุณต้องการและคุณได้เตรียมข้อมูลข้อตกลงแล้ว ก็ถึงเวลาเลือกผู้จำหน่ายที่สามารถช่วยให้คุณไปถึงจุดที่คุณต้องการได้ Docusign CLM เป็นผู้นำในผลงานวิจัยของ Gartner Magic Quadrant สำหรับ CLM เป็นเวลา 4 ปีติดต่อกันและมีประวัติอันยาวนานในการดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จในองค์กรทุกขนาดและในทุกอุตสาหกรรม

4. เริ่มจากสิ่งเล็กๆ และดำเนินการตามขั้นตอน

สิ่งสำคัญ คือ ต้องตระหนักว่าการนำ CLM มาใช้นั้นไม่ใช่การสวิตช์เปิด/ปิดธรรมดา มันเกี่ยวข้องกับการถอนรากถอนโคนสถานะที่เป็นอยู่ให้สมบูรณ์ในส่วนที่เกี่ยวกับกระบวนการ ข้อมูล เนื้อหา และผู้คน มันไม่น่าเป็นไปได้ที่ชิ้นส่วนเหล่านี้จะพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงอย่างเท่าเทียมกันในช่วงเริ่มต้นการเดินทาง CLM ของคุณ เพื่อให้ทีมของคุณมีโอกาสประสบความสำเร็จมากที่สุด ให้เริ่มจากสิ่งเล็กๆ ที่มีโอกาสประสบความสำเร็จมากที่สุด อาจเป็นการสร้างสัญญาหรือการค้นหา เมื่อคุณจัดการได้เชี่ยวชาญแล้ว คุณสามารถขยายได้ทีละน้อยจนกว่าการเปลี่ยนแปลงจากต้นทางถึงปลายทางจะเสร็จสมบูรณ์

5. จัดการการเปลี่ยนแปลง

สิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างยิ่งในการนำ CLM มาใช้ก็ คือ ผู้คนที่ใช้เทคโนโลยีนี้ในทุกวัน แผนการดำเนินงาน CLM ของคุณจะต้องเริ่มต้นด้วยความเข้าใจเกี่ยวกับข้อตกลงที่พนักงานต้องทำทุกวันและส่งมอบคุณค่าที่แท้จริงให้กับพวกเขา ให้การฝึกอบรมแบบลงมือปฏิบัติจริง ช่วยงานในแต่ละวันของพวกเขาให้ง่ายขึ้นหรือเร็วขึ้น ออกแบบเทคโนโลยีใหม่เพื่อเอางานออกจากรายการที่ต้องทำ แบ่งปันวิสัยทัศน์ภาพรวมกับพวกเขา และให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจบทบาทที่มี การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีทั้งหมดก็เป็นการเปลี่ยนแปลงส่วนบุคคลด้วยเช่นกัน ดังนั้นให้ทีมของคุณเป็นหัวใจสำคัญในแผนของคุณ

สัญญาณต่างๆว่าการนำ CLM ของคุณไปใช้เป็นไปตามแผนที่วางไว้

เมื่อทีมของคุณเริ่มดำเนินการตามแผนการใช้งาน CLM คุณจะเริ่มสังเกตเห็นสภาวะที่ดีขึ้นบางอย่างที่เป็นตัวบ่งชี้ตลอดการเดินทางของการเปลี่ยนแปลง สิ่งแรกที่คุณจะสังเกตเห็น คือ การเร่งความเร็วโดยรวมของธุรกิจ วงจรกระบวนการขายของคุณจะสั้นลง การเจรจาต่อรองต่างๆของคุณจะได้รับการแก้ไขเร็วขึ้น องค์กรของคุณจะได้รับรายได้จากข้อตกลงเร็วขึ้น ไม่ว่าขั้นตอนที่เป็นปัญหาจะเกิดขึ้นเมื่อคุณนึกถึงกระบวนการข้อตกลงในขณะนั้น CLM สามารถช่วยแก้ไขปัญหาและเพิ่มความเร็วในการปฏิบัติงานได้

คุณจะสังเกตเห็นว่าขั้นตอนข้อตกลงมีประสิทธิภาพมากขึ้นมากและต้องการการมีส่วนร่วมของมนุษย์น้อยลง ตลอดกระบวนการข้อตกลงแบบครบวงจร (end-to-end) CLM มีคุณสมบัติในการลดจำนวนจุดสัมผัสกับมนุษย์ ทีมของคุณสามารถแทนที่สัญญาเเบบพิมพ์และส่งไปรษณีย์ด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ปรับปรุงวิสัยทัศน์ด้วยข้อตกลงแบบดิจิทัล กำหนดเส้นทางการดำเนินงานอัตโนมัติ และอื่นๆอีกมากมาย อะไรก็ตามที่คุณสามารถทำได้เพื่อขจัดงานที่ซ้ำซ้อนและมากเกินไปของพนักงาน นั่นหมายความว่าพวกเขาจะมีเวลามากขึ้นสำหรับโครงการใหม่ที่จะได้รับประโยชน์จากการได้รับความเอาใจใส่มากขึ้น

โดยรวมแล้ว มูลค่าสัญญาของคุณจะดีขึ้นเมื่อคุณได้กำจัดการรั่วไหลของความสำคัญและปรับปรุงคุณภาพของสัญญา เครื่องมือ CLM จะปรับปรุงข้อกำหนดและติดตามประสิทธิภาพเพื่อช่วยลดข้อผิดพลาดในการใช้งาน การส่งมอบ หรือข้อตกลงในการเปลี่ยนเเปลงสัญญา นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมกฎหมายของคุณสามารถมองเห็นข้อมูลระดับสูงเกี่ยวกับคลังข้อตกลงทั้งหมดได้ชัดเจนดีขึ้น ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงและความล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ผลจากการกำหนดมาตรฐานและการทำให้เข้าใจง่ายขึ้น ช่วยเพิ่มผลกำไร ROI ที่มีผลจากการนำ CLM มาใช้ ผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยรวมของCLM จากบริษัทวิจัย Forrester รายงานประมาณการว่าลูกค้า Docusign CLM ทั่วไปเห็นผลตอบแทนถึง 356% ตั้งเเต่กระบวนการข้อตกลงที่ต้องเกี่ยวข้องกับทีมจำนวนมากในองค์กร ทุกคนได้เห็นประโยชน์ของ CLM เเล้วโดยตรงในกิจกรรมประจำวันของพวกเขา

หากคุณต้องการพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้าน Docusign เกี่ยวกับแผนการใช้งาน CLM ของคุณ ติดต่อเรา และเรายินดีจะช่วยแนะนำคุณตลอดกระบวนการ