วิธีเลือกซอฟต์แวร์ CLM ระดับองค์กรให้เหมาะสมสำหรับกับธุรกิจของคุณ

ในขณะที่เทคโนโลยีและความคาดหวังของลูกค้าของคุณค่อยๆพัฒนาไป การค้นหาโซลูชันการจัดการสัญญาที่เหมาะสมจึงกลายเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการลดต้นทุนการดำเนินงาน เพิ่มผลผลิต และก้าวนำหน้าความคาดหวังของลูกค้าไปอีกขั้นอย่างรวดเร็ว

แต่การค้นหาซอฟต์แวร์การจัดการวงจรสัญญา (CLM) ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณต้องใช้อะไรบ้าง โซลูชันการจัดการสัญญาระดับองค์กรที่ทำให้เกิดผลและใช้งานง่ายนั้นอยู่ใกล้แค่เอื้อม คุณเพียงแค่ต้องรู้ว่าจะต้องมองหาอะไร

ควรมองหาอะไรในซอฟต์แวร์ CLM ระดับองค์กร

มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อค้นหาหรือประเมินโซลูชัน CLM ที่สมบูรณ์แบบ คุณต้องคิดถึงความต้องการในปัจจุบันของธุรกิจคุณและแผนการของคุณในอนาคต จากนั้นจึงชั่งน้ำหนักสิ่งเหล่านี้กับโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่มีให้เลือกมากมาย

เป็นที่ต้องยอมรับว่าการกรองตัวเลือกต่างๆ อาจเป็นเรื่องยาก สำหรับรายการความสามารถทั้งหมดที่ต้องพิจารณา เราได้สร้างรายการตรวจสอบ: Evaluating Contract Lifecycle Management (CLM) Solution.

เพื่อช่วยคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง ต่อไปนี้เป็นปัจจัยพื้นฐาน 5 ประการที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเลือกโซลูชัน CLM

1. ระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพแบบครบวงจร

โซลูชันการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยปรับปรุงทุกขั้นตอนในกระบวนการจัดการทำสัญญา ตัวอย่างเช่น เทมเพลตสัญญาที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้า สามารถช่วยเร่งกระบวนการร่างสัญญาและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ โดยการจัดเตรียมข้อความที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้สำหรับเอกสารที่มีการใช้งานระดับสูง เช่น NDAs หรือ SOWs ด้วยเหตุนี้ สัญญาจึงใช้เวลาปรับแต่งเพียงไม่กี่ครั้งในการสรุปผล แทนที่จะต้องเขียนใหม่ทั้งหมด และเอกสารใหม่ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการร่างแทนที่จะใช้เวลาเป็นวันๆ

โซลูชัน CLM จำนวนมากมีเครื่องมือแบบลากและวางที่จะช่วยให้ผู้ใช้งานทั่วไปที่ไม่ชำนาญด้านเทคนิคสามารถกำหนดค่าส่วนที่ซับซ้อนที่สุดของกระบวนการข้อตกลงได้ การกำหนดเส้นทางสัญญาและการสื่อสารอัตโนมัติไปยังผู้ร่วมให้ข้อมูลทั้งหมด...ตามลำดับที่ถูกต้อง ด้วยการทำให้ขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำๆ ด้วยตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติ โซลูชัน CLM จะช่วยขจัดความยุ่งยากในกระบวนการจัดการสัญญา และลดเวลาที่พนักงานของคุณใช้ไปกับงานธุรการได้อย่างมาก

2. พื้นที่เก็บข้อมูลสัญญาส่วนกลางที่สามารถค้นหาได้

การติดตามสัญญาแบบกระดาษเพียงฉบับเดียวอาจกินเวลาของพนักงานของคุณได้มากกว่าที่คิด นอกจากนี้ สัญญาที่ยื่นผิดหรือสูญหายยังคงเป็นปัญหาสำคัญในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ยังคงถูกควบคุมด้วยการใสช้งานแบบกระดาษ การวิจัยของ DocuSign พบว่าโดยเฉลี่ยแล้ว 32% ของผู้เชี่ยวชาญใช้เวลา 30 นาทีขึ้นไปในการค้นหาสัญญาฉบับเดียว

ซอฟต์แวร์ CLM มอบวิธีที่ง่ายกว่านั้นในการจัดเก็บและเรียกค้นเอกสาร การจัดเก็บสัญญาที่ค้นหาได้จะสามารถนำเอกสารสัญญาออกจากตู้เก็บและนำไปไว้ในที่ที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายกว่ามาก อย่างในพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย

โซลูชันดิจิทัลจะช่วยให้การค้นหา จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารข้อตกลงต่างๆ ของคุณง่ายขึ้น และขจัดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารแบบอะนาล็อก (เช่น กระดาษ) แต่พื้นที่เก็บข้อมูลสัญญาจะเป็นได้มากกว่าโซลูชันการจัดเก็บและค้นหาแบบธรรมดา คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารตามข้อมูลเมตา เช่น แท็ก วันที่ลงนาม วันที่สร้าง ประเภทสัญญาต่างๆ และตัวระบุหลักอื่นๆ โซลูชัน CLM พร้อมคุณสมบัติพื้นที่เก็บข้อมูลสัญญาแบบเรียลไทม์จะเปลี่ยนการค้นหาและจัดเก็บเอกสารให้เป็นวิทยาศาสตร์ที่แม่นยำ และขจัดความไม่แน่นอนออกจากขั้นตอนการบริหารจัดการที่สำคัญ

3. โซลูชันทั่วทั้งองค์กร

เมื่อคุณมีระบบที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงสำหรับฟังก์ชันหลัก เช่น การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เครื่องมือกำหนดค่าการเสนอราคา (CPQ) และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การทำให้เครื่องมือเหล่านี้ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นอาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด ในทางกลับกัน โซลูชัน CLM แบบผสาน ได้รวมการนำเสนอโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลที่รวมกระบวนการตามสัญญาทั่วทั้งบริษัท ช่วยเพิ่มการมองเห็นและเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นในทุกขั้นตอนของกระบวนการในวงจรอายุข้อสัญญา

โซลูชัน Enterprise CLM ยังช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตขึ้นในอนาคต ด้วยการเลือกโซลูชันเดียวที่สามารถรองรับกระบวนการทำสัญญาในหลายฟังก์ชัน และหลีกเลี่ยงการซื้อผลิตภัณฑ์เเบบเฉพาะทางที่ไม่สามารถบูรณาการข้ามสายงานกับทุกระบบได้ เปิดตัวโซลูชัน CLM ของคุณซึ่งสามารถสร้างประโยชน์ให้กับทีมต่างๆได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการขาย การจัดซื้อ หรือกฎหมาย จากนั้นจึงขยายไปยังฝ่ายอื่นๆ ในองค์กรของคุณ กระบวนการจัดการสัญญาแบบเดียวกันช่วยเพิ่มวิสัยทัศน์ได้ทั่วทั้งทีม และเร่งความเร็วที่คุณจะสามารถขยายขีดความสามารถในการดำเนินงานของคุณได้

4. การวิเคราะห์สัญญา

การจัดการความเสี่ยง เป็นส่วนสำคัญของวงจรในสัญญาทุกฉบับ การตรวจสอบสัญญาเกี่ยวกับความเสี่ยงด้วยตนเองจะสิ้นเปลืองทรัพยากรและทำให้เกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ หากไม่มีพื้นที่เก็บข้อมูลสัญญาส่วนกลาง หรือโซลูชันการจัดการความเสี่ยงอัตโนมัติ นั่นเป็นเรื่องยากที่จะระบุสัญญาที่มีอยู่ซึ่งอาจมีการใช้คำที่มีความเสี่ยง การจ้างความช่วยเหลือทางกฎหมายจากภายนอก หรือการซื้อเครื่องมือเสริมมีทั้งค่าใช้จ่ายสูงและลดความสามารถขององค์กรในการตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ

โซลูชัน CLM คุณภาพสูงสามารถนำเสนอการวิเคราะห์สัญญาแบบเนทีฟ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการระบุและลดความเสี่ยงในทุกแผนก ควรมองหาโซลูชัน CLM ที่สามารถคำนวณความเสี่ยงในระหว่างกระบวนการเจรจา กำหนดเส้นทางสัญญาตามคะแนนความเสี่ยง และกำหนดจุดยืนทางธุรกิจของคุณเพื่อตัดสินใจในการเจรจาอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

5. โซลูชันที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณ

การค้นหาโซลูชัน CLM ระดับองค์กรที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณจำเป็นต้องเข้าใจตนเองในระดับหนึ่งก่อน ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อต้องเลือกซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาระดับองค์กร

• ขนาดองค์กร: ยิ่งคุณมีพนักงานและแผนกมากเท่าไร องค์กรของคุณก็จะเชื่อมต่อกันได้ยากขึ้นเท่านั้น เมื่อคุณขยายขนาดธุรกิจของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องหาโซลูชัน CLM ที่สามารถปรับขนาดตามการเติบโตของคุณได้
• การเข้าถึงในเเต่ละแผนก: การใช้ CLM อาจเริ่มต้นจากฝ่ายขายเพื่อเป็นแนวทางแก้ไขปัญหาเฉพาะ แต่ทุกแผนกจะได้รับประโยชน์จากโซลูชันการจัดการสัญญาทั่วทั้งองค์กร ให้สิทธิ์การเข้าถึงที่จำเป็นแก่พนักงานทั้งองค์กรเพื่อทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ ดังนั้นเมื่อคุณพร้อมที่จะขยาย ทีมของคุณก็จะพร้อมเช่นกัน
• ความซับซ้อนของกระบวนการขาย: แม้ว่าฝ่ายขายทั้งหมดจะได้รับประโยชน์จากกระบวนการจัดการสัญญาดิจิทัลที่มีความคล่องตัว แต่ฝ่ายขายที่มีกระบวนการขายทางเทคนิคขั้นสูงหรือซับซ้อน (รูปแบบรายได้จากการสมัครสมาชิก เเพ็กเกจบริการ การอนุมัติราคา ฯลฯ) ก็จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานอัตโนมัติของงานธุรการ
• ข้อกังวลด้านกฎหมาย/การปฏิบัติตามข้อกำหนด: หากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีกฎระเบียบสูง เช่น HIPAA, KYC/AML หรือ FedRAMP ความสามารถในการประเมินความเสี่ยงในสัญญาของคุณได้ทันทีอาจเป็นตัวเปลี่ยนเกมได้

ขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่และโครงสร้างภายในของธุรกิจของคุณจะกำหนด CLM ที่ดีที่สุดสำหรับคุณด้วย ตัวอย่างเช่น องค์กรหลายแห่งให้ความสำคัญกับความสะดวกในการใช้งานเมื่อเลือกโซลูชัน CLM แทนที่จะใช้ทรัพยากรในการพยายามควบคุมโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน ให้มองหา CLM ที่มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการควบคุมได้ง่ายสำหรับผู้ใช้งาน

ค้นหาโซลูชัน CLM ที่ปรับขนาดตามธุรกิจของคุณ

เมื่อมีกฎระเบียบใหม่และเทคโนโลยีใหม่เข้ามา CLM ระดับองค์กรที่ทันสมัยล้ำหน้า จะอัพเดทเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อความอยู่รอดในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนเเปลงอย่างรวดเร็ว ด้วยซอฟต์แวร์ CLM ที่เหมาะสม คุณสามารถหลีกเลี่ยงการซื้อเทคโนโลยีใหม่หรือต้องอัปเดตโซลูชันจุดเดียวของคุณทุกๆ สองสามปีได้

ต่อไปนี้เป็นปัจจัยคาดการณ์ล่วงหน้าบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาระดับองค์กรของคุณ

เวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI

เมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว การใช้ AI เพื่อระบุความเสี่ยงในการใช้ภาษาหรือเตรียมสัญญาในระหว่างกระบวนการเจรจาจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็น โซลูชัน CLM ชั้นนำในปัจจุบันบางส่วนมีความสามารถด้าน AI แบบเนทีฟ

ตัวอย่างเช่นการใช้ DocuSign CLM+ ใช้ AI ในระหว่างกระบวนการเจรจาเพื่อช่วยประเมินและจัดการความเสี่ยงได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มความรวดเร็ว time-to-value สำหรับทีมขาย ฝ่ายกฎหมาย และฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง นอกจากนี้ โซลูชัน AI หลังการดำเนินการยังช่วยให้องค์กรของคุณสามารถประเมินและกำจัดความเสี่ยงในสัญญาที่มีอยู่ได้ ในกรณีเหล่านี้ AI สามารถใช้เพื่อระบุและอัปเดตส่วนประกอบของสัญญาที่นำมาใช้ซ้ำได้ เช่น ข้อตกลงเกี่ยวกับกรณีเหตุฉุกเฉิน

นวัตกรรมที่สม่ำเสมอ

โซลูชัน CLM ที่พัฒนาไปพร้อมกับอุตสาหกรรมของคุณและการใช้เทคโนโลยีใหม่อย่างต่อเนื่องจะช่วยเตรียมความพร้อมให้คุณสำหรับอนาคต แทนที่จะใช้กลุ่มผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาแบบเฉพาะทางที่ล้าสมัย ให้ค้นหาโซลูชัน CLM ระดับองค์กรที่ให้ความสำคัญกับนวัตกรรม ตัวอย่างเช่น ในขณะที่ผู้ให้บริการทางการเงินเปลี่ยนจากการใช้อัตราการเสนอขายระหว่างธนาคารในลอนดอน (LIBOR) เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการกำหนดอัตราดอกเบี้ย สัญญาที่มีอยู่มีมูลค่าประมาณ 240 ล้านล้านดอลลาร์ที่อาจต้องมีการเจรจาใหม่ หรือการประเมินความเสี่ยงในเชิงลึก สิ่งที่เป็นในขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานในปัจจุบันอาจกลายเป็นความเสี่ยงได้อย่างรวดเร็วในวันพรุ่งนี้ การมีโซลูชันที่สร้างขึ้นเพื่อระบุและลดความเสี่ยงในเชิงรุกเช่นนี้ ช่วยให้คุณสามารถขับเคลื่อนองค์กรของคุณไปข้างหน้าได้อย่างง่ายดาย

โซลูชันสำหรับใช้งานทันที

แม้แต่โซลูชันสำเร็จรูปที่ทันสมัยที่สุดบางโซลูชันก็อาจต้องการการฝึกอบรมเชิงลึก หรือการปรับแต่งที่มีราคาแพงก่อนที่จะพร้อมใช้งาน ซอฟต์แวร์ CLM ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณต้องสามารถมอบโซลูชันที่พร้อมใช้งานทันที ตัวอย่างเช่น DocuSign มีชุดการวิเคราะห์ที่ตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้าเพื่อวิเคราะห์และเสนอข้อมูลเชิงลึกสำหรับกรณีการใช้งานเฉพาะ เช่น:

• LIBOR
• เหตุการณ์ภัยพิบัติ/เหตุสุดวิสัย
• Brexit
• Data privacy : ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
• การปฏิบัติตาม GDPR
• NDAs
• การควบรวมเเละการเข้าซื้อกิจการ

วิธีค้นหาทุกสิ่งที่คุณต้องการในที่เดียว

การค้นหาโซลูชัน CLM ระดับองค์กรที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมีความรอบคอบ เพื่อสร้างความสมดุลระหว่างความต้องการขององค์กร กับข้อกังวลมากมายทั่วทั้งอุตสาหกรรม เช่น กฎระเบียบใหม่หรือนวัตกรรมทางเทคโนโลยี แต่ DocuSign CLM+ เป็นโซลูชันเดียวที่มีชุดผลิตภัณฑ์ AI ครบวงจร ที่สามารถนำเสนอวิธีที่ง่ายในการลดความเสี่ยง ปรับปรุงขั้นตอนการบริหารที่ไม่มีประสิทธิภาพ และวางรากฐานสำหรับการเติบโตที่ปรับขนาดได้ในอนาคตอย่างคลอบคลุม

ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Docusign CLM ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่ คลิก