การจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอสมัยใหม่

วิธีการนำกลวิธี PPM รุ่นใหม่ไปใช้เพื่อขับเคลื่อนความสำเร็จและส่งมอบมูลค่าให้เร็วยิ่งขึ้น

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปริมาณงานที่ต้องจัดลำดับความสำคัญ การติดตามงาน และการจัดการก็เพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ

บทความนี้คือตัวช่วยให้คุณนำแนวทางสมัยใหม่มาใช้ในการจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอ (Project and Portfolio Management - PPM) และรับรองว่าทีมของคุณจะมีความพร้อมในการรับมือกับโครงการและโปรแกรมได้ในระดับที่ใหญ่ขึ้น

การใช้งาน Modern PPM คืออะไร?

หมายถึงการจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอที่ได้รวบรวมองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดสามประการ ได้แก่ ผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี แนวทางนี้ครอบคลุมเเละยืดหยุ่น ผสมผสานการทำงานร่วมกันเข้ากับมาตรฐานที่มีการจัดการอย่างดี เพื่อดูแลการเติบโตในวงกว้าง นั่นหมายถึงการเชื่อมโยงกลยุทธ์เข้ากับการดำเนินการโดยการสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการโดยไม่ทำให้ผู้ใช้ต้องเสียประสบการ์ณดีๆไป ทั้งยังก้าวนำหน้าคู่แข่งด้วยการใช้เครื่องมือที่ทันสมัยที่สุดและสามารถรองรับการใช้งานในอนาคตได้อีกด้วย

สัญญาณที่คุณต้องประเมินแนวทางสู่ PPM

ความท้าทายหลายประการที่คุณอาจเผชิญอยู่ในปัจจุบันสามารถบรรเทาลงได้ด้วยแนวทางของ Modern PPM ที่ทันสมัยและรอบคอบมากขึ้น จุด pain points ที่คุณอาจกำลังพบเจอ อาทิ:

ความยากลำบากในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง: เครื่องมือปัจจุบันของคุณมีรูปแบบเดียวสำหรับทุกคน เข้มงวด ไม่ยืดหยุ่น หรือไม่สามารถปรับแต่งได้

ขาดวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน: ทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีปัญหาในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่

การทำงานร่วมกันที่ไม่มีประสิทธิภาพ: คุณประสบปัญหาในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับสมาชิกในทีมและแผนกอื่นๆ

การจัดการทรัพยากรที่มีจำกัด: คุณใช้เวลาในการจัดสมดุลระหว่างงบประมาณที่มีจำกัดและกำหนดเวลามากกว่าการทำงานให้เสร็จลุล่วง

การส่งมอบโครงการไม่สอดคล้องกัน: คุณมักจะไม่สามารถส่งมอบโครงการได้ตรงเวลาหรืออยู่ในงบประมาณ

ขาดการจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์: คุณมักตั้งคำถามว่าโครงการของคุณเหมาะสมในภาพรวมเเล้วหรือยัง หรือลำดับความสำคัญของโครงการคืออะไร

ไม่สามารถหาประโยชน์จากข้อมูลเชิงลึก: คุณไม่สามารถตัดสินใจโดยพิจารณาจากข้อมูลของโครงการในปัจจุบันได้ หรือจากโครงการในอดีตที่สำเร็จเเล้ว

การมีส่วนร่วมของผู้ที่ถือผลประโยชน์ร่วมที่ไม่ดีพอ: คุณมีปัญหาในการอธิบายข้อดีของโครงการและการเอาชนะใจผู้ที่ถือผลประโยชน์ร่วม

ขวัญกำลังใจลดลง: คุณรู้สึกหนักใจกับงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการ

Modern PPM ช่วยให้ง่ายขึ้นกับการ:

ปรับ การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด

คาดคะเน ความเสี่ยงก่อนที่จะกลายเป็นอุปสรรคใหญ่

บริหารจัดการอย่างมีประสิทธิผล ต้นทุน ระยะเวลา และแรงงาน

จัดตำแหน่ง โครงการเพื่อกลยุทธ์ทางธุรกิจโดยรวม

สาธิต คุณค่าต่อผู้มีผลประโยชน์ร่วมกัน

เพิ่ม อัตราความสำเร็จของโครงการของคุณ

เพิ่มขีดความสามารถ ทีมของคุณเพื่อส่งมอบผลงานที่ดีที่สุด

นี่คือ 6 ขั้นตอนในการตั้งค่าโซลูชัน Modern PPM ที่ทันสมัยสำหรับธุรกิจของคุณ

ธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาดจะได้รับประโยชน์จากการนำแนวปฏิบัติ Modern PPM รุ่นใหม่ไปใช้ โดยการการกำหนดโซลูชัน PPM รุ่นใหม่ที่มีประสิทธิภาพที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ ให้ปฏิบัติตาม 6 ขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าเทคโนโลยี PPM ที่เชื่อมโยงผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี

กลุ่มเทคโนโลยี PPM ของคุณ คือ ชุดเครื่องมือเทคโนโลยี แพลตฟอร์ม และแอปพลิเคชันต่างๆเต็มรูปแบบ ที่ทีมของคุณใช้เพื่อดำเนินธุรกิจและติดตามผลลัพธ์ภายในพอร์ตโฟลิโอของคุณ มีซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันมากมาย และชุดเครื่องมือหลากหลายที่ต้องพิจารณา เมื่อสร้าง PPM Tech Stack เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะขององค์กรคุณ บริษัทของคุณควรมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอที่มีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากเครื่องมืออื่นๆ ที่ซิงค์กันได้อย่างง่ายดาย ที่สามารถเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณ และสามารถปรับขนาดตามองค์กรของคุณในขณะที่กำลังพัฒนาในคราวเดียวกันได้

ขณะที่คุณกำลังประเมินกลุ่มเทคโนโลยีของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์ม PPM ของคุณนั้นง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน มีคุณสมบัติที่คุณต้องการ และสามารถผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณต้องการได้ดี ปัจจัยเหล่านี้ทำให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกับทีมของคุณง่ายขึ้น และช่วยให้กระบวนการใหม่ๆ เริ่มงานได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ ให้พิจารณาซอฟต์แวร์ที่ได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดที่มีทีมสนับสนุนที่แข็งแกร่งเพื่อช่วยในการตั้งค่าและการแก้ไขปัญหา

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินช่องทางการสื่อสาร

การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอที่ประสบความสำเร็จ หากไม่มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สมาชิกในทีมอาจมองไม่ชัดเจนเกี่ยวกับทิศทางเชิงกลยุทธ์โดยรวมของธุรกิจ สามารถเข้าใจผิดในลำดับความสำคัญในวงกว้าง ทำงานซ้ำซ้อนหรือทำมากเกินความจำเป็นไปได้

เมื่อคุณประเมินและรวบรวม Tech Stack ของคุณได้แล้ว ให้ประเมินวิธีการต่างๆ ที่ทีมของคุณสามารถแชร์ข้อมูลโครงการระหว่างพวกเขาเองและผู้ถือผลประโยชน์ร่วม ระบุจุดที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการสื่อสาร และสร้างกระบวนการใหม่โดยใช้เครื่องมือ PPM ที่ทันสมัยของคุณ

ส่งเสริมให้ทีมของคุณสื่อสารอย่างชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดโครงการ เพื่อลดจำนวนคำถามที่ผู้อื่นอาจมีเกี่ยวกับสถานะงานของพวกเขา เมื่อจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในโครงการเพิ่มมากขึ้น ความเป็นไปได้ที่งานจะสูญหายหรือซ้ำซ้อนก็จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน ใช้เครื่องมือ PPM ของคุณเพื่อให้การสื่อสารเชื่อมถึงกันและตั้งอยู่ศูนย์กลางเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบขั้นตอนการทำงานเพื่อหาโอกาสในการเปลี่ยนให้เป็นเเบบอัตโนมัติ

เครื่องมือ PPM รุ่นใหม่ช่วยให้การทำงานที่กินเวลาและต้องทำซ้ำๆ เช่น การส่งรายงานสถานะ การแจ้งเตือนงานและการมอบหมายงาน และคำขออัปเดตต่างๆ ดีขึ้น ควรตรวจสอบกระบวนการที่มีอยู่ของคุณเพื่อค้นหาปัญหาคอขวด (จุดที่แออัดในเวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการที่ทำให้เกิดงานค้าง) จากนั้นใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์เพื่อแบ่งเบาภาระของทีม

คุณยังสามารถทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นได้โดยอัตโนมัติ เช่น คำขอรับข้อมูลต่างๆ การติดตามเเหล่งข้อมูล และการอัปเดตแผนโครงการและแดชบอร์ดต่างๆ ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้ทีมของคุณเป็นอิสระจากงานที่ยุ่งวุ่นวาย และให้เวลาพวกเขากลับไปทำงานที่สำคัญมากกว่าได้

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานะพอร์ตโฟลิโอ เป้าหมาย และผลลัพธ์ต่างๆ มองเห็นได้ชัดเจนและเข้าใจง่าย

การสามารถมองเห็นภาพรวมโปรเจคเเละพอร์ตโฟลิโอและสถานะของโครงการจะช่วยส่งเสริมสนับสนุนทีมได้มากขึ้น และสามารถสร้างความไว้วางใจกับผู้ที่ถือผลประโยชน์ร่วมทุกคนได้ เมื่อทุกคนสามารถเห็นงานที่ต้องทำ และขั้นตอนที่จำเป็นในการทำให้โปรเจคสำเร็จได้ พวกเขาก็สามารถคาดการณ์ความเสี่ยงและอุปสรรคกีดขวางต่างๆ ที่อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ดียิ่งขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องระบุเป้าหมายของคุณอย่างชัดเจนและแบ่งปันกับผู้ที่ถือผลประโยชน์ร่วม เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานจนนำไปสู่ความสำเร็จได้

เพื่ออำนวยความสะดวกในการมองเห็นภาพรวมและความชัดเจนที่ดียิ่งขึ้น ให้สร้างแหล่งข้อมูลของโครงการจากแหล่งข้อมูลเดียว รวมถึงการมอบหมายงานและสถานะต่างๆ กำหนดการของโครงการ การจัดสรรทรัพยากร และเอกสารสำคัญอื่นๆ ซอฟต์แวร์ PPM รุ่นใหม่ช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงอัปเดตแผนโครงการหรือตรวจสอบสถานะแบบเรียลไทม์ได้จากทุกที่

ขั้นตอนที่ 5: ใช้การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

เมื่อคุณใช้เครื่องมือและกระบวนการ PPM รุ่นใหม่แล้ว ให้นำไปใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจของคุณ ซอฟต์แวร์ PPM สามารถช่วยติดตามแนวโน้มของโครงการ เช่น อัตราความสำเร็จ การปฏิบัติตามกำหนดการ และความต้องการด้านงบประมาณ ใช้ข้อมูลเหล่านั้นในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญและการจัดสรรทรัพยากรสำหรับพอร์ตโฟลิโอของคุณ

การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจะนำพาธุรกิจไปสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น เนื่องจากการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลจริงนั้นมีพื้นฐานอยู่ในโลกแห่งความเป็นจริง กระบวนการ PPM ของคุณจะซับซ้อนมากขึ้นเมื่อคุณใช้ข้อมูลเกี่ยวกับอดีตเพื่อคาดการณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต และเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ต้นทุนที่เกี่ยวข้องก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ดังนั้นการพึ่งพาสัญชาตญาณเพียงอย่างเดียวจึงกลายเป็นเรื่องที่มีความเสี่ยงมากขึ้น Modern PPM นี้สามารถช่วยให้แน่ใจได้ว่าคุณกำลังตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดตามบนพื้นฐานความเป็นจริงทางธุรกิจของคุณเอง

ขั้นตอนที่ 6: ประเมินการเติบโตของ PPM อย่างต่อเนื่อง

ความสำเร็จในการจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอเป็นเป้าหมายที่เคลื่อนไหวตลอด และเกณฑ์มาตรฐานสามารถเปลี่ยนแปลงได้บ่อยครั้ง ขึ้นอยู่กับตลาดและลำดับความสำคัญของคุณ การกำหนดตารางเวลาเพื่อตรวจสอบกระบวนการ PPM ของคุณ และการตรวจสอบการจัดลำดับความสำคัญของพอร์ตโฟลิโอของคุณให้ตรงตามความต้องการและเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กรของคุณ

เฝ้าระวังสถานการณ์เฉพาะและยืดหยุ่นในการตั้งค่าโซลูชัน PPM รุ่นใหม่ สำหรับองค์กรของคุณ การประเมินและการวัดผลอย่างสม่ำเสมอสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณรักษาความสามารถในการแข่งขันและค้นพบโอกาสใหม่ๆ ในการเติบโตตลอดจนสามารถคาดการณ์แนวโน้มของตลาดได้

เครื่องมือประเมินความพร้อมในการเติบโตของ Smartsheet สามารถมุ่งมั่นค้นหาความพร้อมของธุรกิจคุณในปัจจุบันบน PPM ได้ และระบุโอกาสในการเติบโตเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากพอร์ตโครงการของคุณ

บทสรุป

ทุกองค์กรจะได้รับประโยชน์จากการประเมินและเพิ่มประสิทธิภาพแนวทางปฏิบัติ PPM ไม่ว่าองค์กรจะเติบโตเต็มที่ในปัจจุบันเเล้วก็ตาม ด้วย Smartsheet คุณจะพบว่าการใช้ประโยชน์จากโครงการและการจัดการพอร์ตโฟลิโอที่ทันสมัยเป็นเรื่องง่าย และช่วยให้ทีมของคุณขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญครั้งใหญ่ได้

ทดลองใช้งาน Smartsheet ได้ฟรี! คลิก หรือ ติดต่อทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเรา คลิก