ทำสัญญาจ้างได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย Document Generation for eSignature

ทีมของคุณใช้เวลานานแค่ไหนในการเตรียมเอกสารก่อนส่งไปเซ็นชื่อ? โดยปกติทีมทั่วไปจะใช้เวลาประมาณ 10-30 นาที ในการเตรียมงานตามขั้นตอนต่าง ๆ ตั้งแต่เลือกเทมเพลตเวอร์ชั่นที่เหมาะสม เพื่อมาใช้ปรับแต่งด้วยตัวเองอีกทีบน Microsoft Word หรือด้วย PDF editing tool ซึ่งในความเป็นจริงนั้น ข้อตกลงล้วนมีลักษณะและข้อมูลเฉพาะที่แตกต่างกัน เช่น รายละเอียดส่วนบุคคล หรือข้อกำหนดเฉพาะสถานที่มักจะต้องถูกใส่เข้ามาก่อนส่งข้อตกลงออกไปได้ เวิร์คโฟลวที่มีอยู่ไม่สามารถตอบรับกับข้อตกลงจำนวนมากมายเหล่านี้ได้ทั้งหมด จึงสร้างความลำบากให้แก่ทุกคนที่เกี่ยวข้องและยังเพิ่มรายจ่าย ส่งผลให้เสียทั้งเวลา และประสิทธิภาพในการทำงาน

ถึงแม้ว่า workarounds จะช่วยให้องค์กรสามารถใส่ข้อมูลลงในสัญญาใหม่ได้ก็ตาม แต่ข้อความมักจะออกมาไม่ดีเท่าที่ควร ฟอนต์ที่ไม่เหมือนกัน การเว้นวรรคไม่สม่ำเสมอ คำวางซ้อนทับกัน และข้อมูลส่วนบุคคลก็ไม่สอดคล้องกับส่วนที่เหลือของสำเนา ถ้าไม่ทำการแก้ไขมันด้วยมือก่อนส่งไปเซ็นชื่อ เอกสารอาจดูไม่เรียบร้อยและดูไม่เป็นมือาชีพ ซึ่งเอกสารที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ พวกนี้คือสิ่งที่กินเวลาพนักงานทั้งยังมีความเสี่ยงสูงที่จะทำให้แบรนด์เสียภาพลักษณ์ได้

ขอแนะนำ Document Generation for eSignature

เช่นเดียวกับที่  DocuSign eSignature ได้เข้ามาปฏิวัติกระบวนการลงนาม ด้วยการเปิดตัวโซลูชั่นสำหรับแก้ปัญหาการสร้างเอกสารแบบเดิม ๆ : Document Generation for eSignature ฟีเจอร์ใหม่จาก DocuSign eSignature นี้จะช่วยประหยัดเวลาพนักงาน ลดงานที่ต้องทำด้วยตัวเองลง และจัดทำข้อตกลงอย่างเป็นมืออาชีพ โดยไม่ต้องทิ้งเวิร์คโฟลวของ eSignature

ทีมสามารถแทรกฟิลด์ข้อมูลลงบนเทมเพลต eSignature ได้แบบไดนามิก เพื่อใช้ปรับแต่งเอกสารตามความเหมาะสม จากนั้นก็ส่งเอกสารและแจ้งขอลายเซ็นได้อย่างง่ายดายตามกระบวนการพื้นฐาน การติดตั้ง Document Generation นั้นง่ายมาก ๆ เพียงใช้ DocuSign Template Assistant for Word ช่วยในการสร้างและแทรกฟิลด์ข้อมูลที่มีความเหมาะสม เพื่อระบุข้อมูลที่จำเป็นต้องรวบรวมก่อนส่ง คุณยังสามารถตั้งกฎเกณฑ์เพื่อซ่อนหรือแสดงคอนเทนต์ตามลักษณะข้อมูลที่รวบรวมมา เทมเพลตเดียวจึงนำมาใช้ประโยชน์ได้หลากหลายรูปแบบ เมื่อใดก็ตามที่เทมเพลตถูกอัพโหลด ทุกคนในองค์กรของคุณก็สามารถใช้เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นของการทำข้อตกลงใหม่ ๆ ได้ในทันที แนวทางแบบรวมศูนย์ไปยังเทมเพลตจะช่วยให้การสร้างและการจัดการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพยิ่งกว่าที่เคย

Document Generation for eSignature คือหนทางที่ง่ายดายที่สุด ในการสร้างเอกสารสำหรับลงนามระดับมืออาชีพ ประโยชน์ที่จะได้รับมีดังนี้ :

• เร่งความเร็วในกระบวนการส่งเอกสาร : สร้างเอกสารแบบกำหนดเองได้โดยตรงผ่านทาง eSignature โดยไม่ต้องพึ่งการใช้โค้ด  eSignature API ได้เพิ่มความสามารถใหม่ในการประมวลงานดังกล่าวทั้งหมดให้ไปได้ไกลยิ่งขึ้นด้วยการดึงเอาข้อมูลจากบันทึกของระบบเข้ามาได้โดยอัตโนมัติ
• ยกระดับประสบการณ์ของผู้ลงนาม :มั่นใจได้ว่าข้อตกลงทุกฉบับจะมีเอกลักษณ์ ถูกฟอร์แมตอย่างเหมาะสม ง่ายต่อการอ่านและได้รับการออกแบบอย่างถูกต้อง
• สะดวกสบายต่อการใช้งาน : ปรับให้เทมเพลตเดียวสามารถใช้งานได้หลายอย่างด้วยตรรกะแบบมีเงื่อนไข เช่น เมื่อระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของผู้ลงนามบนเทมเพลตได้แล้ว eSignature จะกำหนดค่าในการตอบสนองต่อข้อมูลดังกล่าวรวมไปถึงการใช้ภาษาเฉพาะของแต่ละประเทศในข้อตกลงนั้น ๆ
• ลดความเสี่ยงในการละเมิดกฎระเบียบให้น้อยที่สุด : สร้างเอกสารด้วยภาษาและรูปแบบที่มีความสอดคล้องกัน ลดการทำสำเนาเฉพาะกิจลงให้น้อยที่สุดและทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบง่ายขึ้นด้วยกฎหมายหรือมาตรฐานของอุตสาหกรรม

เอกสารส่วนบุคคลที่ทั้งง่ายดายและรวดเร็วสำหรับทุกทีม

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจสายใดก็ตามที่มีการสร้างและส่งข้อตกลงแบบกำหนดเองจำนวนมากก็สามารถจัดระเบียบกระบวนการทำงานของพวกเขาได้ด้วยการใช้  Document Generation for eSignature

บริษัทต่าง ๆ สามารถใช้ Document Generation for eSignature ตลอดทั่วทุกแผนก เพื่อประหยัดเวลาในกระบวนการส่งเอกสาร และยกระดับประสบการณ์ของผู้ลงนามขึ้นได้ เช่น :

• ทีม HR สามารถใช้สร้างเอกสารแนะนำการใช้งานที่เรียบง่ายและสอดคล้องกันมากขึ้น เขียนจดหมายเสนองานระดับมืออาชีพ และใช้สื่อสารกับพนักงานภายในแบบระบุได้ด้วยตัวเอง
• สถาบันการศึกษาสามารถใช้ปรับปรุงเอกสารการให้ทุนสำหรับนักเรียนและเอกสารการรับบริจาคสำหรับผู้ให้บริจาค
• องค์กรทางการเงินและประกันภัยสามารถช่วยลดภาระเอกสารสัญญาเงินกู้ เอกสารการจำนอง และแบบฟอร์มประกันภัยให้แก่ลูกค้า

ถ้าหากการสร้างเอกสารข้อตกลงส่วนบุคคล คือส่วนหนึ่งในงานของคุณ Document Generation for eSignature จะเข้ามาช่วยยกระดับการทำงานของคุณไปอีกขั้นได้ พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้าน DocuSign eSignature ของเรา หรือลองดูความสามารถเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Docusign  ได้ที่นี่!