ระบบเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การทำระบบเวิร์กโฟลว์งานเอกสารให้เป็นแบบอัตโนมัติด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาไปได้กว่า 100 ชั่วโมงต่อปี หากองค์กรของคุณยังคงใช้วิธีสร้างเอกสารและสัญญาแบบเดิมๆ และยังพึ่งพาผู้ลงนามในการส่งต่อเอกสารจากคนหนึ่งไปอีกคนอยู่ล่ะก็ ถึงเวลาของการอัพเกรดได้แล้ว

เวิร์กโฟลว์งานเอกสารระบบอัตโนมัตินั้นง่ายต่อการติดตั้ง ช่วยให้การสร้างเอกสาร และรวบรวมลายเซ็นทำได้อย่างสะดวกสบาย ผู้มีสิทธิ์ในการใช้งานสามารถเอกสารขึ้นใหม่ได้โดยใช้เทมเพลตที่มีให้แล้วในตัว เพียงแค่ต้องลงรายละเอียดข้อมูลนิดๆ หน่อยๆ ลงในแบบฟอร์มเท่านั้น เมื่อเอกสารพร้อมให้ลงนามแล้ว มันจะถูกส่งไปยังผู้ลงนามคนแรกโดยอัตโนมัติ และส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้องเพื่อลงนามต่อไป

ระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติที่ถูกต้องจะมีฟีเจอร์รักษาความปลอดภัยของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลผู้ลงนาม และระบุเวลาที่มีการลงนาม นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดค่าให้มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติได้ ซึ่งจะช่วยแก้ไขปัญหาคอขวดที่อาจทำให้เกิดความล่าช้าขึ้นได้อีกด้วย ฟีเจอร์ดังกล่าวจะช่วยแสดงสถานะของเอกสารในขั้นตอนการลงนามและบอกที่อยู่ของเอกสารได้หากต้องการเข้าถึงเพื่อทำการตรวจสอบหรือแก้ไข

ประโยชน์ของระบบเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การแจกจ่าย, รวบรวมเอกสาร, และจัดเก็บเอกสารดิจิทัลด้วยระบบอัตโนมัตินั้น ให้ได้มากกว่าแค่เวิร์กโฟลวการทำสัญญาที่คล่องตัว ฟีเจอร์ของระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารโดยอัตโนมัติที่ดีที่สุดจะช่วยสร้างโอกาสในการเพิ่มศักยภาพให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ซึ่งไม่อาจเกิดขึ้นได้เลยหากยังใช้ขั้นตอนการทำงานแบบเก่าอยู่

การกระจายเอกสารจำนวนมากเพื่อรวบรวมลายเซ็น

เอกสารสำคัญขององค์กรคุณไม่ได้เกิดจากการพิมพ์ทีละตัว งั้นแล้วทำไมคุณถึงต้องมานั่งแจกให้ผู้รับทีละคนล่ะ? ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ดีควรมีความสามารถในการกระจายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานไปยังผู้รับจำนวนกว่า 100 หรือ 1,000 คนภายในครั้งเดียว อีกทั้งยังสามารถรับรองความถูกต้องของผู้ใช้งานผ่านทาง SMS, อีเมล หรือทางโทรศัพท์ได้ด้วย เอกสารแต่ละอันจะถูกบันทึกการเปลี่ยนแปลงไว้ทุกขั้นตอน ตั้งแต่เปิดขึ้นมาจนถึงการลงนาม เมื่อขั้นตอนการลงนามเสร็จสมบูรณ์ สำเนาของเอกสารสุดท้ายจะถูกส่งให้ผู้รับแต่ละคนและทำการจัดเก็บไว้ภายในระบบ

การกระจายเอกสารจำนวนมากเป็นขั้นตอนสำคัญของการจัดการเวิร์กโฟลว์ ต่อไปนี้คือตัวอย่างกระบวนการ 2-3 อย่างที่ได้รับประโยชน์จากการกระจายเอกสารจำนวนมาก:

• ประกาศจาก HR ที่ต้องมีการรับทราบ
• การส่งข้อเสนอส่งเสริมการขายไปยังองค์กรต่าง ๆ
• แจกจ่ายแบบฟอร์มผู้เช่า

สร้างเอกสารได้เร็วขึ้นด้วยเทมเพลต

เอกสารบางอย่างก็ไม่จำเป็นต้องมีการออกแบบงานอาร์ตให้สวยงามแปลกใหม่ อันที่จริงอาจดีกว่าด้วยซ้ำถ้ามันไม่เป็นเช่นนั้น เพื่อช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย คุณสามารถทำงานให้เสร็จได้ง่ายๆด้วยเทมเพลต ระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารแบบอัตโนมัติที่ดีควรจะมีรูปแบบเทมเพลตให้คุณเลือกใช้งานมากมาย

เทมเพลตเป็นเครื่องมือที่ช่วยคุณร่างเอกสารได้ง่าย และรวดเร็ว ที่คุณต้องทำก็เพียงปรับแต่งข้อมูลสำหรับอ้างอิงนิดหน่อย แค่นี้ก็พร้อมแล้วสำหรับการแจกจ่ายแบบอัตโนมัติและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างการใช้งานเทมเพลตมีดังนี้:

• คำอธิบายโครงการ (SOW)
• สัญญารักษาความลับ (NDA)
• คำขออนุมัติงบประมาณกิจกรรมที่ไม่แสวงหาผลกำไร
• หนังสือยืนยันการว่าจ้างทนายความ
• การระบุอาการ COVID-19 จากแผนก HR

ระบบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ

จะดีแค่ไหนถ้าคุณสามารถรับเงินตามที่ตกลงได้ทันทีหลังเสร็จสิ้นการลงนามสัญญา? ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีที่สุดสามารถทำงานร่วมกับระบบประมวลผลการชำระเงินออนไลน์เพื่อสร้างตัวเลือกการชำระเงินได้โดยตรง และสามารถแจ้งเตือนผ่านอีเมลให้ลูกค้าของคุณทราบกำหนดการชำระเงินได้อีกด้วย

เมื่อรวมเอาโซลูชั่นการลงนามอัตโนมัติเข้าด้วยกันกับผู้ให้บริการการชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ลงนามสามารถเลือกชำระเงินผ่านช่องทางบัตรเครดิต, เดบิต, ACH, SEPA,Apple Pay, หรือ Google Pay ได้ในทันที โดยมีคุณเป็นผู้กำหนดประเภทช่องทางชำระเงินที่เหมาะกับธุรกิจของคุณเอง

ใช้ประโยชน์จากการรวมแพลตฟอร์ม

ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ดีที่สุดนั้นไม่ได้อยู่แบบโดดเดี่ยว แต่ถูกติดตั้งอย่างแนบเนียนพร้อมกับแอพพลิเคชั่น และระบบที่มีประโยชน์มากมาย คุณจึงสามารถรวบรวมข้อมูล และจัดการงานได้ในระบบที่คุณกำลังใช้อยู่ได้เลยทันที ต่อไปนี้คือตัวอย่างการรวมแพลตฟอร์มหลักๆบางส่วนที่ DocuSign รองรับ :

• DocuSign’s Salesforce Integrations ให้คุณแจกจ่าย, ลงนาม และจัดการกับข้อตกลงการซื้อขายได้โดยไม่ต้องออกจาก Salesforce เลย
• DocuSign’s Google Integrations ให้คุณลงนาม, ส่งมอบ และจัดการเอกสารด้วยผลิตภัณฑ์จาก Google ที่คุณใช้งานอยู่แล้ว
• DocuSign’s Microsoft Integrations ให้คุณควบคุมดูแลธุรกิจด้วยแอพพลิเคชั่นของ Microsoft ที่คุณชอบ เช่น Outlook, Word และ SharePoint

มาดูว่า DocuSign สามารถเสนอทางเลือก Pre-Built Integrations ที่มาพร้อมระบบดำเนินงานทางธุรกิจและเครื่องมือที่มีการใช้งานบ่อยครั้งอย่าง Salesforce, Microsoft, Oracle, Google, Slack, SAP และอื่น ๆอีกกว่า 350 รายการได้อย่างไร

DocuSign eSignature ทำให้เวิร์กโฟลว์ของงานเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ

DocuSign eSignature สร้างระบบเวิร์กโฟลว์ของงานเอกสารแบบอัตโนมัติให้แก่ผู้ใช้งาน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการตามล่าลายเซ็นและกรอกเอกสารต่างๆได้อย่างมาก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ DocuSign eSignature หรือติดต่อทีมของเราได้ที่นี่ คลิก