8 เหตุผลทำไมองค์กรของคุณต้องเริ่มใช้ E-Signature

ภาพลักษณ์ของความเป็นมืออาชีพเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในช่วงหลายปีมานี้ องค์กรขนาดเล็ก และขนาดกลางต้องปรับตัวให้ทันกับการแข่งขันยุคปัจจุบัน E-Signature จึงเป็นเทคโนโลยีที่จะเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ เพราะสิ่งนี้สามารถทำให้คุณปิดงานได้อย่างรวดเร็ว จัดการรายได้ในเวลาอันสั้น พร้อมทั้งเพิ่มทัศนวิสัยให้งานจัดการเอกสาร และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า รวมไปถึงความปลอดภัยอีกด้วย

เหตุผล 8 ข้อทำไมคุณควรเริ่มใช้งาน DocuSign eSignature วันนี้

1. ลดค่าใช้จ่าย

การประหยัดค่าใช้จ่ายกลายมาเป็นเทรนด์อันดับต้นๆในธุรกิจ หลายบริษัทกำลังค้นหาสินค้าที่สามารถเพิ่มผลตอบแทนสูงสุดให้กับการลงทุน ซึ่ง E-Signature คือทางออก รายจ่ายจากการทำเอกสารที่มีทั้งค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ ค่าไปรษณีย์ และค่าจัดเก็บ จะลดลงเลยทีเดียว อีกทั้งยังลดรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับความผิดพลาดของมนุษย์ หรือกรณีข้อมูลตกหล่นได้ด้วย สัญญาที่มีข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจจะเพิ่มรายจ่ายได้ถึง 4 เท่า เทียบกับเอกสารที่ไม่มีข้อผิดพลาดเลยตั้งแต่ครั้งแรก

2. ประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับลูกค้า

การอำนวยความสะดวกแก่ลูกค้าเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ E-Signature จะเข้ามาช่วยให้สมาร์ทฟีเจอร์ใช้งานได้ง่ายขึ้น ลูกค้าสามารถใช้ E-Signature เซ็นและคืนเอกสารได้เพียงแค่คลิกเมาส์ หรือแตะนิ้วจากอุปกรณ์ได้เกือบทุกชนิด ที่ไหนก็ได้ทั่วโลก มั่นใจได้เลยว่าความสะดวกสบายนี้จะให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่า ด้วย 57% ของธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ รายงานว่า ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มมากขึ้นจากกระบวนการทำสัญญาทางระบบดิจิทัล

3. พัฒนาความสามารถในการผลิต

E-Signature เข้ามาเดินงานเอกสารแบบอัตโนมัติ วาดแผนการดำเนินการทำสัญญา และเพิ่มศักยภาพแก่พนักงาน ตัวอย่างลูกค้า DocuSign ที่ได้รับผลกำไรเพิ่มทันที เช่น บริษัท Thermo Fisher ผู้นำไปใช้ในการสร้างคำร้องเรียนและเพิ่มประสิทธิภาพของเวิร์คโฟลว์

หลังติดตั้ง DocuSign Agreement Cloud ของบริษัทในรัฐแมสซาชูเซตส์พบว่า กระบวนการดั้งเดิมที่เคยกินเวลามาก ตอนนี้สามารถทำเสร็จได้เพียงไม่นาน ตัวอย่างเช่น การจัดทำขั้นตอนการดำเนินการทั่วไปใช้เวลาเพียงแค่ 2 สัปดาห์ จาก 6 สัปดาห์ และการเริ่มทำการควบคุมเปลี่ยนแปลง (Change Control) ใช้เวลาน้อยกว่า 10 วัน จากเมื่อก่อนที่เคยใช้ถึง 5 สัปดาห์

4. ลดความผิดพลาดเพิ่มความแม่นยำให้เอกสาร

ธุรกิจเจอกับความผิดพลาดน้อยลงจากการหันมาใช้ระบบอัตโนมัติตลอดทั้งวงจรการทำสัญญา ประกอบด้วย การแปลงข้อมูลเป็นเอกสารต่างๆ (Document Generation) การประสานงาน เวิร์คโฟลว์ และคลังจัดเก็บข้อมูลหลัก E-Signature จะช่วยบอกว่าต้องเซ็นเอกสารตรงไหนบ้าง ความผิดพลาดจึงน้อยลง ความแม่นยำจึงเพิ่มขึ้น

5. เพิ่มความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย

หากต้องเปลี่ยนผ่านข้อมูลติดต่อจากผู้ลงนามหนึ่งไปอีกผู้หนึ่ง โดยเฉพาะในเอกสารที่ต้องใช้ลายเซ็นจากผู้ลงนามจำนวนมาก จะเพิ่มความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหลได้ง่ายขึ้น ในทางกลับกัน E-Signature จะเก็บเอกสารในที่ๆปลอดภัยเพียงที่เดียว แล้วตามเก็บความเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้นระหว่างการเซ็นชื่อ ขั้นตอนต่างๆสามารถปรับแต่งได้ตามที่ผู้ลงนามต้องการ มอบอำนาจในการเข้าถึงให้กับผู้ลงนามเพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารถูกงัดแงะระหว่างทาง

สิ่งที่ทำให้ E-Signature แตกต่างจากลายเซ็นด้วยมือ คือ การจดจำข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำหน้าที่เป็นแนวทางการตรวจสอบ และหลักฐานทางธุรกรรม แนวทางการตรวจสอบประกอบด้วย รายละเอียดเมื่อเอกสารถูกเปิดขึ้น และเซ็นชื่อ หากมีผู้ลงนามคนไหนคัดค้านลายเซ็น หรือมีคำถามเกี่ยวกับธุรกรรม ผู้ที่มีส่วนร่วมสามารถเข้ามาตรวจสอบจากแนวทางดังกล่าวได้ตลอดเวลา

6. ลดความจำเป็นในการเก็บเอกสารกระดาษ

โปรแกรม E-Signature มากมาย ให้พื้นที่จัดเก็บแบบดิจิทัลไม่จำกัด ซึ่งง่ายต่อการค้นหาและกู้คืนเอกสาร คุณจะไม่ต้องเสียพื้นที่ออฟฟิศไปกับการจัดเก็บสัญญา ข้อตกลง หรือเอกสารใดๆอีกต่อไป

เนื่องจากเอกสารทั้งหมดของ DocuSign ถูกจัดเก็บไว้ในคลังหลัก การหันมาใช้วิธีแบบดิจิทัล ช่วยลดความเสี่ยงที่เอกสารฉบับพิมพ์จะสูญหายหรือถูกทำลายไปได้

7. ใช้งานได้รวดเร็ว

มีโปรแกรม E-Signature มากมายที่เข้ากันได้ดีกับเวิร์คโฟลว์ของบริษัทคุณ และสามารถใช้งานร่วมกับเครื่องมือที่บริษัทใช้งานอยู่เดิม ดังนั้นคุณจึงปรับใช้ E-Signature ในกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว DocuSign และมีแหล่งเครือข่ายอันแข็งแกร่งคอยดูแลทีมของคุณให้ประสบความสำเร็จในการใช้ E-Signature เรามีองค์กรฝ่ายบริหารความสำเร็จของลูกค้าขนาดใหญ่คอยช่วยเหลือเรื่องการปรับใช้งาน พร้อมด้วยคลาสสอนสดและออนไลน์ตลอด 24 ชั่วโมง

8. ลดการสิ้นเปลืองทางทรัพยากร

เมื่อใช้เอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ลูกค้า DocuSign จะมีส่วนช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม จากการใช้กระดาษน้อยลงประมาณ 55 พันล้านแผ่น หรือเทียบเท่าต้นไม้เกือบ 6 ล้านต้นเลยทีเดียว

DocuSign eSignature มีบทบาทสำคัญในการลดการพึ่งพาวิธีสื่อสารทางธุรกิจแบบเก่าที่ล้าสมัย โดยพัฒนาวิธีแบ่งปัน ลงนาม และจัดเก็บเอกสารรูปแบบใหม่ eSignature กำจัดการพิมพ์ แฟกซ์ สแกน ส่งเมล และจัดเก็บเอกสารกระดาษออกไป แล้วแทนที่ด้วยกระบวนการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่สะดวกและรวดเร็ว

หากคุณยังไม่เคยสัมผัสประสบการณ์ที่ดีจาก E-Signature ลงทะเบียนที่นี่เพื่อทดลองใช้ฟรี