5 เคล็ดลับในการเปลี่ยนแปลงประสบการณ์ของลูกค้าในการทำสัญญาจาก DocuSign

ผลของการทำงานจากระยะไกล การเว้นระยะห่างทางสังคม และการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ทำให้หลายๆองค์กรต้องเร่งลงทุนใน digital solutions อาทิ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่เข้ามาเปลี่ยนจากกระบวนการเดิม ๆ สู่รูปแบบดิจิทัล ในขณะที่องค์กรหลายแห่งใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการรับรองการทำงานระยะไกล แต่นี่เป็นเพียงก้าวแรกในการมอบประสบการณ์ที่จำเป็นของลูกค้าต่อการแข่งขันในยุคนี้ ซึ่งประสบการณ์กับนวัตกรรมที่ลูกค้าได้สัมผัสนั้น จำเป็นต้องมีแนวทางการวิเคราะห์ลูกค้าแบบองค์รวมในทุกมิติ เพื่อค้นหาโอกาสต่างๆในการทำ automation ตลอดการได้รับบริการของลูกค้า

และต่อไปนี้ คือ 5 เคล็ดลับที่จะช่วยให้องค์กรต่างๆ มอบประสบการณ์ที่ดี ตรงใจลูกค้าในการทำข้อตกลงต่างๆ

ระบุขอบเขตการพัฒนากระบวนการ automation

Iการลงทุนใน e-signature solution ถือเป็นก้าวแรกที่ดี ในการนำแนวทางดิจิทัลมาใช้ปรับปรุงใช้ในการทำข้อตกลง แต่องค์กรเองควรระบุทุกขั้นตอนของประสบการณ์ของลูกค้า และปรับปรุงขั้นตอนและการอนุมัติต่างๆที่นำไปสู่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางดิจิทัล หลายขั้นตอนเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ถูกใช้มานาน และเป็นปัจจัยสำคัญต่อการสร้างความประทับใจของลูกค้าที่มีต่อบริษัท และนี่เป็นโอกาสที่ดีในการสร้างความโดดเด่น โดยการเปลี่ยนจากกระบวนการที่ล้าสมัย และใช้เวลานาน สู่กระบวนการ two-way dynamic ปลอดภัย และเป็นส่วนตัว

มันสำคัญที่จะต้องระบุให้ได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจใดที่สามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้ เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมและสร้างอิมแพค ดังนั้น ธุรกิจที่สามารถจัดลำดับความสำคัญของประสบการณ์ในการทำ Automate ข้อตกลงได้ตั้งแต่ต้นจนจบ และให้การโต้ตอบที่เป็นส่วนตัวและเป็นประโยชน์ จะเป็นบริษัทที่ลูกค้าสามารถจดจำได้ดี

สร้างประสบการณ์ที่เหนือกว่าและสม่ำเสมอบนทุกอุปกรณ์

ลูกค้าในปัจจุบันนี้ชอบและคาดหวังการโต้ตอบทางดิจิทัลเป็นอันดับแรก ไม่ว่าจะผ่านทางโทรศัพท์ สมาร์ทวอช หรือทางคอมพิวเตอร์ ซึ่งอันที่จริง จากการศึกษาเปรียบเทียบของเราได้พบว่า เนื่องจากโควิด-19 จำนวนผู้บริโภคในสหรัฐฯมากกว่าครึ่งเปลี่ยนการตั้งค่าในการสื่อสาร จากการรับจดหมายโดยตรงไปเป็นทางดิจิทัล อย่างไรก็ตาม การที่มี "ความพร้อมใช้งานแบบดิจิทัล" หรือ การมอบความสามารถในด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการใช้งานบนอุปกรณ์ต่าง ๆ ยังไม่เพียงพอ ดังนั้น องค์กรจึงให้ความสำคัญกับการปรับการโต้ตอบแต่ละรายการเพื่อมอบประสบการณ์ที่เหนือกว่าให้กับลูกค้าได้แบบ end-to-end และในขณะเดียวกันก็ทำให้กระบวนการ Automation ยังทำงานเพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถทำอะไรได้ด้วยตนเองหากเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น การกรอกแบบฟอร์มด้วยการใช้ data-driven องค์กรสามารถให้คำแนะนำและโต้ตอบได้มากขึ้นตั้งแต่เริ่ม โดยให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในการหยุดพักและสามารถกลับมาทำต่อภายหลัง จากจุดที่เคยทำค้างไว้ และ ด้วยการเก็บข้อมูลจากการกรอกฟอร์ม เชื่อมต่อไปสู่ฟอร์มอื่นๆ ทำให้การใช้งานนั้นน่าสนใจและ Engage Touchpoint กับลูกค้าได้มากขึ้น

องค์กรต้องมั่นใจว่าได้มอบความสะดวกในสิ่งที่ลูกค้าต้องการทำด้วยตนเอง ที่ DocuSign เราเน้นถึงวิธีต่าง ๆ ในการอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ ซึ่งรวมถึง “การประมวลผลโดยตรงเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากมนุษย์ การใช้ workflows อัตโนมัติ และการปรับปรุงฟังก์ชันหลังบ้าน (back-office) ให้ทันสมัย”

การใช้ข้อมูลจากระบบหลักในการปรับแต่งประสบการณ์แบบ personalize

เนื่องจากงานประจำวันจำนวนมากได้เปลี่ยนมาสู่รูปแบบดิจิทัลแล้ว ข้อมูลที่จำเป็นในการเตรียมแบบฟอร์มอาจมีอยู่แล้วผ่านระบบอื่นๆ เช่น โซลูชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) อย่าง Salesforce หรือ โซลูชันการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เช่น SAP การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเมื่อธุรกิจเชื่อมต่อระบบหลักของข้อมูลที่ถูกบันทึกเข้ากับการกรอกล่วงหน้าและแนะนำลูกค้าตลอดกระบวนการแบบฟอร์ม—การกรอกข้อมูลที่ขาดหายไปหรือ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ถูกป้อนแบบเรียลไทม์

ด้วยข้อมูลที่ได้รับ องค์กรสามารถสร้างเอกสารเฉพาะบุคคล หรือข้อความอิเล็กทรอนิกส์แบบไดนามิก สำหรับลายเซ็นดิจิทัลได้ทันที แทนที่จะรอกระบวนการส่งออกเป็นชุด และกำหนดเส้นทางข้อมูลหรือเอกสารเพื่อรอการอนุมัติ นอกจากนี้ ยังสามารถตั้งค่าเพื่อให้เอกสารถูกส่งไปยังระบบจัดเก็บโดยอัตโนมัติ หรือนำไปรวมเข้ากับ workflow การจัดการเคสที่ซับซ้อนมากขึ้นได้อีกด้วย

การย้ายข้อมูลแบบ bi-directional สู่ระบบหลักทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลซ้ำๆ ประหยัดเวลาการทำงาน สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และช่วยเพิ่มรายได้ให้กับองค์กรได้เร็วยิ่งขึ้น ลองจินตนาการถึงการตอบโต้แบบดิจิทัลและบนมือถือที่ผสานเข้ากับระบบหลักและโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถส่งมอบการโต้ตอบทางดิจิทัลที่ราบรื่นในทุกขั้นตอนได้ทันที

เปิดรับนวัตกรรมเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต

โรคระบาดใหญ่ที่เกิดขึ้นทั่วโลกอย่างกะทันหัน ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องปรับกลยุทธ์ให้ก้าวเข้าสู่ดิจิทัล จากที่ต้องใช้เวลาหลายปีในการเปลี่ยนแปลง ต้องปรับให้อยู่ในกรอบเวลาที่สั้นลงมาก ในขณะที่โลกยังได้รับผลกระทบของการระบาด องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องตรวจสอบขั้นตอนในการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลเป็นอันดับแรก จากการเร่งใช้งาน จึงต้องมั่นใจว่าระบบจะสามารถใช้งานได้ในระยะยาว

การให้ความสำคัญกับดิจิทัลเป็นอันดับแรกจะช่วยให้เรารับมือกับ “สิ่งต่าง ๆ ที่จะเกิดในอนาคต” ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คำถามตอนนี้ก็คือจะรักษาแรงผลักดันนี้ได้อย่างไร สิ่งสำคัญ คือการใช้แพลตฟอร์มที่เป็นรากฐานสำหรับอนาคตในเชิงรุก ที่สามารถยืดหยุ่นและพัฒนาได้ตามความจำเป็นที่เปลี่ยนแปลงไป พร้อมเติบโตมากกว่าแค่การซื้อโซลูชันดิจิทัลพอยต์ โควิด-19 และวิกฤตการณ์อื่นๆ ได้สอนเราพร้อมในการตอบโต้มากกว่าการเตรียมพร้อมรับความเสี่ยงและความจำกัดในด้านต่างๆ การปรับระบบให้ทันสมัยและการลงทุนในระบบทำให้ง่ายต่อการปรับปรุงและการปรับตัวอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยให้องค์กรพร้อมเมื่อเกิดการอุบัติการณ์ที่ทำให้มีการหยุดชะงักครั้งต่อไป

เลือกพาทเนอร์ที่ใช่เพื่อส่งมอบประสบการณ์ดิจิทัลให้กับลูกค้าอย่างเต็มที่

Smart Communications™ รองรับประสบการณ์ของลูกค้าที่เน้นด้านดิจิทัลแบบ end-to-end ตลอด lifecycle ของลูกค้า ทำให้องค์กรสามารถขยาย ROI ของโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยการร่วมมือกับ Smart Communications เพื่อเปิดใช้งานการปรับเปลี่ยนตั้งแต่ต้นจนจบโดยแท้จริง ทั้งการรวบรวมข้อมูลลูกค้า, การสร้างแบบฟอร์มและข้อตกลง รวมถึงการโต้ตอบพูดคุยกับลูกค้า ด้วย Smart Communications นี้ บริษัทหรือหน่วยงานภาครัฐสามารถบอกลาแบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ และการทำ manual แบบเดิม ๆ ที่อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาด และใช้เวลานานในการยกระดับการมีส่วนร่วม

เพื่อช่วยให้องค์กรเร่งความเร็วและทำให้ธุรกรรมง่ายขึ้น Smart Communications ร่วมมือกับ DocuSign เพื่อแปลงโฉมขั้นตอนการรวบรวมข้อมูล การจัดเตรียมเอกสาร และการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ SmartIQ™ ได้ใช้ DocuSign Guided Forms ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของ DocuSign Agreement Cloud เพื่อขับเคลื่อนการสัมภาษณ์ผ่านทางดิจิทัลที่ปรับเปลี่ยน ปรับใช้ให้เหมาะกับเฉพาะบุคคล และเหมาะตามบริบท องค์กรสามารถดึงข้อมูลจากระบบที่ได้บันทึกไว้และ "แนะนำ" สู่การยืนยัน จากนั้น แพลตฟอร์มจะสร้างข้อตกลงที่เสร็จสมบูรณ์แบบไดนามิก โดยจะจัดส่งผ่าน DocuSign องค์กรสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อกระตุ้นการดำเนินการหลังข้อตกลง เช่น การเรียกเก็บเงิน การเปิดใช้งานบัญชี และการชำระเงิน ข้อตกลงสามารถซิงค์เข้าสู่ระบบบันทึกได้โดยอัตโนมัติ

ในการเปลี่ยนแปลงการทำสัญญาข้อตกลงต่าง ๆ สู่ประสบการณ์การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรต้องก้าวข้ามความพร้อมใช้งานดิจิทัล และ พิจารณาถึงวิธีทำให้การโต้ตอบแบบต้นจนจด สามารถดำเนินได้อย่างรวดเร็วและให้ราบรื่นที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ประโยชน์จากทรัพยากรและเทคโนโลยีที่มีอยู่เพื่อปรับกระบวนการปัจจุบันให้เหมาะสมที่สุดและใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าล่าสุดที่เราเคยเห็นจากผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี เพื่อระบุวิธีการใหม่ๆในการสร้างประสบการณ์ที่มีความหมายและน่าจดจำให้กับลูกค้าในทุกการตอบโต้ต่อกัน – ประสบการณ์เหล่านี้จะทำให้องค์กรมีข้อได้เปรียบในการแข่งขันและเกิดการสร้างหรือทำลายความภักดีของลูกค้าได้

ทำความรู้จัก DocuSign ให้มากขึ้น คลิก: https://www.beryl8.com/en/technology/partners/docusign