รวมทุกข้อสงสัยเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signatures) จาก DocuSign!

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) ได้เปลี่ยนโลกไปอย่างไร? ลองมาดูตัวอย่างกัน เช่น การขอเงินกู้จากธนาคารก็มักจะต้องนัดหมาย ขับรถไปที่สาขาธนาคารเพื่อไปพบกับเจ้าหน้าที่สินเชื่อ และต้องเซ็นเอกสารอีกเป็นจำนวนมาก

ตอนนี้ คุณสามารถทำได้จากสมาร์ทโฟนของคุณ ที่ง่ายพอๆกับการกับสั่งอาหารเดลิเวอรี่กลับบ้านเท่านั้น

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signatures) ให้มากกว่าความสะดวกสบาย เพราะเมื่อทำทุกอย่างได้อย่างถูกต้อง วิธีนี้จะปลอดภัยกว่าการเซ็นด้วยปากกาบนเอกสาร ด้วยความเป็นส่วนตัว การเพิ่มประสิทธิภาพ และความยังยั่งยืน ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นส่วนที่ทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่นิยมมากกว่าการเซ็นบนกระดาษ

นี่คือคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

1. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

“ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” เป็นคำที่มีความหมายเฉพาะที่กำหนดไว้ตามกฎหมาย ในสหรัฐอเมริกา พ.ร.บ. ESIGN ปี 2000 ซึ่งได้อธิบายความหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไว้ดังนี้: “เสียง สัญลักษณ์ หรือกระบวนการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่แนบกับหรือเกี่ยวข้องกับสัญญาหรือบันทึกอื่นๆ และเพื่อดำเนินการหรือนำไปใช้โดยบุคคลที่ตั้งใจลงนามในบันทึก”

2.ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ e-signature แตกต่างจาก “ลายเซ็นออนไลน์ online signature” หรือ “ลายเซ็นดิจิทัล digital signature” อย่างไร

คำ 3 คำนี้มักถูกใช้แทนกัน แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทั้งสามคำ โดยคำว่า “ลายเซ็นออนไลน์ Online signature” ไม่ได้มีเงื่อนไขทางกฎหมาย และอาจจะเป็นหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่จะบังคับใช้ในศาล

“ลายเซ็นดิจิทัล Digital signature” เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทหนึ่งที่มีขั้นตอนความปลอดภัยและการปกป้องความเป็นส่วนตัวมากขึ้น ลายเซ็นดิจิทัลเป็นไปตามข้อบังคับทางกฎหมายที่เข้มงวด เชื่อมโยงกับผู้ลงนามในเอกสารได้อย่างปลอดภัย และให้การรับรองตัวตนของผู้ลงนามในระดับสูงสุด

3. ทำไมต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์?

ทำไมธุรกิจต่างๆ จึงเลือกใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แทนการเซ็นด้วยปากกาแบบแบบเดิม?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อยู่หลายอย่างมากเมื่อเทียบกับการเซ็นด้วยกระดาษ เช่น

• มีความปลอดภัยและถูกกฎหมาย เลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีการตรวจสอบยืนยันตัวตนและรวบรวมหลักฐานได้หลายระดับ และยังมีผลได้ตามกฎหมายมากกว่าลายเซ็นบนกระดาษที่สามารถถูกปลอมแปลงได้
• ประสิทธิภาพและความสะดวกสบาย ลูกค้ารายใหญ่ และรายย่อย รวมถึงพนักงานสามารถเซ็นเอกสารบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาได้ และเอกสารจะไม่มีทางสูญหายระหว่างการส่งเหมือนแบบวิธีเดิมๆ
• ยั่งยืนและประหยัดต้นทุน การใช้กระดาษที่น้อยลง เท่ากับการสิ้นเปลืองน้อยลง และแน่นอนว่าก็สามารถลดค่าใช้จ่ายสำหรับค่าส่ง กระดาษ แสตมป์ ซองจดหมาย แฟ้ม และอื่นๆ
• ลดความเสี่ยงและความผิดพลาด แบบฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถกำหนดจุดที่ต้องกรอกข้อมูลได้อย่างชัดเจน ลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลที่ไม่ตรงตามต้องการ

เอกสารประเภทใดบ้างที่สามารถเซ็นชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้?

ข้อตกลงทางธุรกิจทั่วไปส่วนใหญ่สามารถลงนามแบบ E-signature ได้ และสามารถใช้ภายในองค์กรได้เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น เอกสารแผนกทรัพยากรบุคคล สัญญาจ้างงาน เอกสารการจ้างงานใหม่ และนโยบายต่างๆ รวมถึงการลงนาม E-signature สามารถใช้กับธุรกรรมภายนอกได้ด้วย อาทิ

• สัญญาการขาย (Sales contracts)
• ข้อตกลงการเก็บข้อมูลเป็นความลับ (NDAs)
• การซื้ออสังหาริมทรัพย์
• ใบคำสั่งซื้อ (PO) และข้อตกลงของผู้ขาย
• ใบคำขอเอาประกันภัยและค่าสินไหมทดแทน

4. ความถูกต้องด้านกฎหมาย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) เป็นที่ยอมรับตามกฎหมายไหม?

แน่นอน คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงนามในสัญญาโดยผลบังคับใช้ในศาล เช่น กฎหมาย ESIGN ได้กำหนดให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีอำนาจตรงตามข้อกำหนดขั้นต่ำบางประการ เพื่อให้สามารถบังคับใช้ตามกฎหมาย โดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยและความถูกต้อง นี่คือเหตุผลว่าทำไม ผู้ให้บริการ ถึงมีความสำคัญต่อการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรงตามมาตรฐานทางกฎหมาย

การเซ็นโดยปากกายังถือว่ามีอำนาจเหนือกว่าในทางกฎหมายหรือไม่?

ในกรณีส่วนใหญ่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลเท่ากับการเซ็นจากปากกา การตรวจสอบลายเซ็นด้วยปากกาในชั้นศาลมักให้ผู้เชี่ยวชาญเปรียบเทียบลายเซ็นในทางนิติวิทยาศาสตร์เพื่อให้มั่นใจได้ว่าตรงกัน ส่วนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถติดตั้งการรับรองความถูกต้องทางดิจิทัล การรักษาความปลอดภัย และการป้องกันการทำลายแก้ไข ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมาย

มีเอกสารทางกฎหมายที่ไม่สามารถลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่?

ในสหรัฐอเมริกา องค์การบริหารโทรคมนาคมและสารสนเทศแห่งชาติ (National Telecommunications and Information Administration หรือ NTIA) ไม่นับเอกสารบางประเภทที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึง

• พินัยกรรมหรือความไว้วางใจพินัยกรรม
• เอกสารทางกฎหมายครอบครัว เช่น เอกสารการหย่าร้าง หรือการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม
• คำสั่งศาล คำให้การ หรือคำร้อง
• แจ้งยกเลิกการบริการประปา การบริการความร้อน หรือการบริการไฟฟ้า
• แจ้งการผิดนัด การยึดสังหาริมทรัพย์หรือการขับไล่
• แจ้งยกเลิกกรมธรรม์ประกันสุขภาพหรือประกันชีวิต
• ประกาศการเรียกคืนผลิตภัณฑ์ที่มีความเสี่ยงต่อสุขภาพหรือความปลอดภัย
• เอกสารใดๆ ที่กฎหมายกำหนดในการขนส่งวัตถุอันตราย

5. ความปลอดภัย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยน้อยกว่าลายเซ็นด้วยปากกา?

ตรงกันข้ามกันเลย ด้วยโซลูชันในการเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม ทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยมากกว่าลายเซ็นตัวจริงเป็นอย่างมาก

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สร้างเส้นทางการตรวจสอบออดิต ที่ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบความถูกต้องและหลีกเลี่ยงการปลอมแปลง โดยในแต่ละหมายเลขมีจะการเข้ารหัสเฉพาะ ที่เรียกว่า เทคโนโลยีระบบรหัสแบบกุญแจสาธารณะ หรือ Public Key Infrastructure sinv PKI โดย PKI จะบันทึกรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่และเวลาของการลงนาม ที่อยู่ IP ของผู้ลงนาม และอื่นๆ

โดยเอกสารทุกฉบับที่ลงนามด้วย DocuSign eSignature จะมีประวัติบันทึกเวลาของทุกการกระทำที่เกิดขึ้นกับเอกสาร เช่น เมื่อเอกสารถูกส่งออก ได้รับการดู ถูกพิมพ์ออกมา การลงนาม และอื่นๆ ระบบจะสร้างใบรับรองการเสร็จสิ้นที่จะบันทึกเหตุการณ์ในการลงนามนั้นๆ ทั้งข้อมูลเกี่ยวกับผู้ลงนาม และเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมข้อกำหนด เช่น อุตสาหกรรมที่เกี่ยวกับการดูแลสุขภาพ และอุตสาหกรรมการเงินได้หรือไม่

คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง และความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้อุตสาหกรรมที่มีการควบคุมปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายได้ง่ายขึ้น ในอุตสาหกรรมการด้านการดูแลสุขภาพมีความต้องการการรักษาจากระยะไกลเพิ่มขึ้น ผู้ป่วยที่ได้รับการดูแลโดยไม่ต้องไปพักรักษาตัวที่สถานพยาบาล เทรนด์นี้ทำให้อุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพจำเป็นต้องใช้เอกสารออนไลน์สำหรับการรับผู้ป่วย และการทำธุรกรรมอื่นๆ มากขึ้น ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ และในด้านการเงิน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดในกระบวนการทำความรู้จักกับลูกค้า (know-your-customer หรือ KYC) และข้อกำหนดต่อต้านการฟอกเงินได้

6. เริ่มต้นใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แล้วจะเริ่มต้นได้ที่ไหน อย่างไร?

Beryl 8 Plus เป็นพาร์ทเนอร์หลักอย่างเป็นทางการกับ DocuSign ผู้นำด้านระบบการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เราพร้อมให้คำปรึกษาในการใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปอย่างราบรื่นไร้ปัญหา และเรียบง่ายที่สุด ตอบโจทย์ทุกความต้องการ พิสูจน์ได้ด้วยตัวคุณเอง ทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้แล้ววันนี้ คลิก!!

หรือติดต่อ ทีม Beryl 8 Plus ได้ที่ https://www.beryl8.com/en/contact-us.